Archiwum Państwowe w Poznaniu zakończyło IV edycję Programu KULTURA+

– 1 mln skanów kartoteki mieszkańców miasta Poznania, w tym 770 tys., dostępnych już w Internecie
– 800 tys. nazwisk mieszkańców Poznania w komputerowej bazie, w tym 270 tys., dostępnych w Internecie

Archiwum Państwowe w Poznaniu, jako jedno z pierwszych w Polsce, rozpoczęło digitalizację własnego zasobu już w 2006 r. Mając na celu intensyfikację zainicjowanych wówczas działań, w
2011 r. przystąpiło do ogłoszonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Programu Wieloletniego Kultura+, w ramach, którego zaplanowano do 2015 r. poddać skanowaniu materiały ewidencji ludności oraz akta metrykalne z terenu Wielkopolski z okresu XIX-XX wieku. Powyższa decyzja wynika z faktu, iż z roku na rok wzrasta liczba użytkowników i udostępnianych materiałów archiwalnych do badań genealogicznych. Ilość udostępnionych materiałów archiwalnych dla tych badań stanowi ok. 50 % całości udostępnień. Jest to wystarczająca przesłanka, aby podjąć dodatkowe działania związane z ułatwieniem dostępu do tego typu źródeł dla większej liczby badaczy. Stąd też plan intensyfikacji digitalizacji kartoteki ewidencji mieszkańców miasta Poznania oraz materiałów stanu cywilnego.

Archiwum w ramach projektu Kultura+ w 2011 r. wykonało ok. 100 tys. skanów, w 2012 r. – ok. 250 tys. skanów, natomiast w 2013 – ok. 279 tys. skanów. Z kolei w 2014 r. zrealizowało czwarty etap bardzo ważnego dla środowiska naukowego i genealogicznego zadnia kontynuacji projektu pn. „Digitalizacja materiałów ewidencji ludności Wielkopolski w okresie XIX i XX wieku”, w ramach którego wykonano ponad 294 tys. skanów, w tym 251 tys. ww. kartoteki oraz 43 tys. materiałów stanu cywilnego przechowywanych w Archiwum w Poznaniu oraz w Oddziale w Koninie. W 2015 r. planuje się wykonać ok. 270 tys. skanów, kończąc przede wszystkim digitalizację kartoteki oraz rozpocząć skanowanie akt Urzędu Stanu Cywilnego w Poznaniu. Kopie macierzyste są sukcesywnie przekazywane do repozytorium Narodowego Archiwum Cyfrowego, a następnie zamieszczane w Internecie w domenie publicznej www.szukajwarchiwach.pl. Biorąc pod uwagę ilość skanów wykonanych w ramach WPR Kultura+ oraz w związku z realizacją planowych zadań statutowych, łącznie zostało zdigitalizowanych, ponad 1 mln kart z 1061 jednostek archiwalnych (od litery „A” do litery „Wy”). Warto w tym miejscu wspomnieć, iż na koniec 2014 r. w domenie publicznej dostępnych jest w sumie ok. 3,2 mln skanów (m.in. akta metrykalne i urzędów stanu cywilnego, akta miejskie i cechowe) materiałów, których oryginały przechowywane są w magazynach Archiwum Państwowego w Poznaniu oraz Oddziałach w Gnieźnie i Koninie.

Na szczególne podkreślenie zasługuje również fakt, iż oprócz digitalizacji, Archiwum w ramach projektu WPR Kultura+ w 2013 r. rozpoczęło proces indeksowania kartoteki ewidencji ludności m. Poznania. W 2013 r. sporządzono ponad 270 tys. haseł osobowych (od litery A do litery Grz.), które dostępne są w Internecie, natomiast w 2014 r. – 530 tys. (od litery „Grz” do litery „Pi”), z których będzie można korzystać w Internecie od 31 stycznia 2015 r. Umożliwia to tzw. punktowy dostęp do kopii kart z wyszukanymi nazwiskami. Specjalnie przygotowana wyszukiwarka dla zindeksowanej części kartoteki jest dostępna na stronie: http://e-kartoteka.net. Dzięki wprowadzeniu tego rozwiązania, wielokrotnie skróci się czas wyszukiwania konkretnych osób.
Realizacja zadania w 2014 r., którego całkowity koszt wyniósł 558.058,- zł, była możliwa dzięki środkom finansowym pozyskanym z Programu Kultura + w wysokości 553.058,- zł. Niewielki udział własny (5.000,-zł) w finansowaniu zadania miało Archiwum.

Dzięki tym działaniom Archiwum stara się coraz bardziej odpowiadać na potrzeby społeczeństwa informacyjnego oraz zapewniać optymalne warunki przechowywania i udostępniania zasobu archiwalnego w postaci tradycyjnej i cyfrowej.

Kartoteka mieszkańców miasta Poznania przechowywana jest w zespole Akta miasta Poznania. Została założona przez Prezydium Policji w Poznaniu w 1870 r. i była prowadzona do 1932 roku. Zbiór składa się 1091 j.a. w formie pudeł, z których każda zawiera od ok. 850 do 1000 kart. Karty zostały założone dla wszystkich mieszkańców miasta zameldowanych w tym okresie na pobyt stały i czasowy. Na kartach dotyczących pojedynczych osób jak i całych rodzin wpisano nazwiska i imiona, wykonywany zawód, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania. Na kartach znajdują się informacje o dacie i miejscu zawarcia związku małżeńskiego, zgonach, odbywaniu służby wojskowej, czasie i miejscu pobytu w trakcie dłuższego wyjazdu z miasta.
Kartoteka jest bardzo pomocnym źródłem, wykorzystywanym przez autorów różnych słowników, leksykonów i opracowań monograficznych. Może być również wykorzystywana do prac z dziedziny demografii, socjologii, historii kultury itp. Kartoteka posiada wartość unikatową, ponieważ często wyłącznie na podstawie jej zawartości można ustalić ważne fakty z życiorysu interesującej badacza postaci.