Narodowy Instytut Audiowizualny w Warszawie ogłosił informacje o przyznaniu ponad 16,2 mln zł dofinansowania dla 42 instytucji w 4 edycji priorytetu Digitalizacja w Programie Wieloletnim Kultura+, którego celem jest poszerzenie i ułatwienie dostępu do cyfrowych zasobów polskiego dziedzictwa kulturowego.
Wśród instytucji, które otrzymały dofinansowanie znalazło się po raz kolejny Archiwum Państwowe w Poznaniu, którego wniosek został najwyżej oceniony i zyskał pierwszą lokatę. Dofinansowanie w wysokości 553 058,- zł zostanie przeznaczone na realizację projektu pt. Digitalizacja ewidencji ludności Wielkopolski w XIX i XX wieku.
Projekt ten będzie realizowany etapowo:
- Kontynuacja w Poznaniu procesu skanowania kartoteki ewidencji ludności m. Poznania (z lat 1870-1932) wraz z dalszą jej indeksacją. Projekt zakłada cyfryzację kolejnej części kartoteki, tj. 250 j.a. zawierających ok. 250 000 str/kart. Pozostała część zostanie zdigitalizowana w ostatnim roku realizacji Programu Kultura+ (2015 r.). Zakończeniem tego etapu będzie udostępnienie całości zdigitalizowanych materiałów w domenie publicznej wraz z indeksem osobowym (www.szukajwarchiwach.pl).
- W Gnieźnie i Koninie zintensyfikowana będzie digitalizacja ksiąg meldunkowych ludności i akt metrykalnych. W Gnieźnie planujemy zeskanować i udostępnić w domenie publicznej akta 2 zespołów urzędów stanu cywilnego z lat 1874-1912 oraz 3 zespołów akt meldunkowych gmin (220 j.a., ok. 17 020 str/kart). Z kolei w Koninie planujemy zeskanować i również w całości udostępnić akta metrykalne 10 zespołów akt stanu cywilnego (189 j.a., ok. 24 750 str/kart).
Zdigitalizowane w ramach projektu materiały, w ilości około 297 tys. skanów (z 755 j.a.), zostaną w całości zamieszczone na portalu www.szukajwarchiwach.pl. Będą powszechnie i bezpłatnie dostępne w trybie online dla wszystkich zainteresowanych użytkowników. Ponadto, w związku z kontynuacją w Poznaniu sporządzania indeksu osobowego dla kartoteki ewidencji ludności m. Poznania, w domenie publicznej zostanie udostępnionych ok. 530 tys. rekordów haseł osobowych, pozwalających na tzw. punktowy dostęp do kart z wyszukanymi nazwiskami i imionami. Dzięki wprowadzeniu tego rozwiązania, wielokrotnie skróci się czas wyszukiwania konkretnych osób. Z pewnością wpłynie to na jeszcze większą częstotliwość korzystania z kartoteki oraz podniesie jej walory badawcze wśród użytkowników.
Uzasadniając potrzebę wieloletniego udziału w Programie Kultura+, należy pamiętać, iż poznańskie Archiwum w zasobie liczącym ok. 14,3 km bieżących akt (ok. 1,186 mln. j.a.) przechowuje źródła do dziejów Polski i rozwoju cywilizacji europejskiej. Średnio rocznie korzysta ok. 1,6 tys. użytkowników, wypożyczając ok. 100 tys. j.a. Niestety zasób, w skali rocznej, jest udostępniany w niespełna 10%. W związku z tym rozpoczęto w 2006 r. digitalizację. Na koniec 2013r. w Internecie dostępnych było ponad 2,5 mln. skanów. Mając na celu intensyfikację działań planujemy kontynuować skanowanie materiałów ewidencji ludności oraz akt metrykalnych z okresu XIX-XX w., gdyż dla badań genealogicznych udostępnianych jest ok. 50 % materiałów.
Kartoteka mieszkańców miasta Poznania przechowywana jest w zespole Akta miasta Poznania. Została założona przez Prezydium Policji w Poznaniu w 1870 r. i była prowadzona do 1932 roku. Zbiór składa się 1091 j.a. w formie pudeł, z których każda zawiera od ok. 850 do 1000 kart. Karty zostały założone dla wszystkich mieszkańców miasta zameldowanych w tym okresie na pobyt stały i czasowy. Na kartach dotyczących pojedynczych osób jak i całych rodzin wpisano nazwiska i imiona, wykonywany zawód, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania. Na kartach znajdują się informacje o dacie i miejscu zawarcia związku małżeńskiego, zgonach, odbywaniu służby wojskowej, czasie i miejscu pobytu w trakcie dłuższego wyjazdu z miasta. Kartoteka jest bardzo pomocnym źródłem, wykorzystywanym przez autorów różnych słowników, leksykonów i opracowań monograficznych. Może być również wykorzystywana do prac z dziedziny demografii, socjologii, historii kultury itp. Kartoteka posiada wartość unikatową, ponieważ często wyłącznie na podstawie jej zawartości można ustalić ważne fakty z życiorysu interesującej badacza postaci. Zdigitalizowanie i zindeksowanie kartoteki pozwoli na wygodny dostęp do obrazu kart i zabezpieczy ją przed dalszą degradacją.
Księgi stanu cywilnego były prowadzone dla każdego wyznania przez odpowiednią parafię, mojżeszowe zaś przez magistraty, miejskie władze policyjne oraz starostów. Zawartość ksiąg XIX i XX w. jest konieczna do badań genealogicznych.
Dzięki tym działaniom Archiwum stara się coraz bardziej odpowiadać na potrzeby społeczeństwa informacyjnego oraz zapewniać optymalne warunki przechowywania i udostępniania zasobu archiwalnego w postaci tradycyjnej i cyfrowej.