Polityka Ochrony Danych Osobowych w Archiwum Państwowym w Poznaniu

Administratorem danych osobowych jest Archiwum Państwowe w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu przy ul. por. Janiny Lewandowskiej 41/43, www.poznan.ap.gov.pl 
Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, z którym należy kontaktować się w sprawie Pani/Pana danych osobowych jest:

Joanna Żebrowska

Adres: ul. por. Janiny Lewandowskiej 41/43, 60-967 Poznań

E-mail: jzebrowska@poznan.ap.gov.pl

Telefon: 61 852 46 01 w. 23

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej „RODO”.

Administrator przetwarza dane osobowe jedynie w przypadkach, gdy prawną podstawę stanowi: 

  • wyrażona zgoda osoby, której dane dotyczą (złożenie rewersu, zapytania kwerendowe, formularze zgłoszeń, zlecenia usługi reprograficznej);  
  • podejmowanie czynności zmierzających do zawarcia, wykonania lub egzekwowania zawartych umów; 
  • wypełnianie ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa lub wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym; 
  • ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą; 
  • realizacja uzasadnionych prawnie interesów Administratora lub strony trzeciej, w szczególności związanych z organizacją działalności i realizacją zadań Administratora, w tym stosowania monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom korzystającym z Archiwum, zachowania tajemnicy, której ujawnienie mogłoby narazić Archiwum na szkodę oraz ochrony mienia w oznakowanych budynkach i pomieszczeniach udostępniania zasobów. 

Podawanie danych Administratorowi, jest co do zasady dobrowolne. 
Obowiązek podania danych może wynikać jedynie z przepisu powszechnie obowiązującego prawa. 

Niepodanie danych w zależności od podstawy prawnej i okoliczności może powodować brak możliwości lub odmowę realizacji celu bądź niewłaściwą lub w innym zakresie realizację celu,
w którym są pozyskiwane. 

Dane nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym nie są poddawane profilowaniu ani nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. 

Dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres konieczny do realizacji celu, w którym zostały pozyskane, okres objęty udzieloną zgodą oraz okres wynikający z przepisów prawa, w tym wynikający z okresu przedawnienia roszczeń oraz okresu przechowywania wynikającego z Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

Nagrania monitoringu mogące stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa przechowywane są do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, w innych przypadkach Administrator przechowuje nagrania monitoringu przez okres nieprzekraczający jednego miesiąca od dnia nagrania.

Każda osoba, której dane dotyczą posiada prawo do: 

  • przejrzystej i wolnej od opłat informacji oraz dalszej komunikacji w sprawie przetwarzania jej danych; 
  • dostępu do tych danych, ich sprostowania i uzupełniania; 
  • domagania się ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; 
  • wniesienia z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją sprzeciwu wobec ich przetwarzania w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi lub realizowanego w interesie publicznym bądź niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią oraz w każdym przypadku przetwarzania jej danych do celów marketingu bezpośredniego; 
  • uzyskania informacji o ewentualnych odbiorcach jej danych; 
  • prawo do przenoszenia swoich danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany w związku z udzieloną zgodą lub zawartą z Administratorem umową oraz 
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem lub dalej przetwarzanych w oparciu o inną podstawę prawną.

Dane osobowe mogą zostać ujawnione odbiorcom jedynie z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności regulujących ochronę danych osób fizycznych, w tym w związku z działalnością Administratora w ramach państwowej sieci archiwalnej. 
Co do zasady dane mogą być powierzone do przetwarzania jedynie podmiotom związanym z Administratorem wiążącym prawnie instrumentem gwarantującym bezpieczeństwo tych danych. 

Organem właściwym w sprawach skarg dotyczących ochrony danych osobowych w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.giodo.gov.pl

Kontakt z Inspektorem ochrony danych Archiwum w sprawie ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Administratora jest dostępny pod adresem Archiwum, podanym na wstępie.  

 

Plik do pobrania:
Polityka Ochrony Danych Osobowych w Archiwum
Klauzula informacyjna