Archiwum Państwowe w Poznaniu - O nas

Polska państwowa sieć archiwalna zaczęła się formować wraz z odzyskiwaniem przez Polskę niepodległości w latach 1918-19, przejmując placówki utworzone przez rządy państw rozbiorowych i wchodzące dotąd w skład sieci archiwów tych państw. Tworzeniem polskiej państwowej służby archiwalnej zajmował się Wydział Archiwów Państwowych w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. Podstawą prawną tych działań był reskrypt Rady Regencyjnej z 31 lipca 1918 r. o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwaliami oraz dekret z 7 lutego 1919 r. o organizacji archiwów państwowych i opiece nad archiwami, podpisany przez Józefa Piłsudskiego, naczelnika państwa, Ignacego Jana Paderewskiego, premiera rządu i Jana Łukasiewicza, ministra wyznań religijnych i oświecenia publicznego. Archiwum Państwowe w Poznaniu powstało w kwietniu 1919 r., kiedy polska służba archiwalna przejęła z rąk niemieckich Królewsko-Pruskie Archiwum Państwowe w Poznaniu (Königlich-Preussisches Staatsarchiv in Posen), utworzone w okresie rozbiorów przez rząd pruski. Podstawą prawną organizacji polskiej państwowej sieci archiwalnej na terenie byłego zaboru pruskiego były: ustawa Sejmu RP z 1 sierpnia 1919 r. o tymczasowej organizacji zarządu byłej dzielnicy pruskiej (Dziennik Praw /Ustaw RP/ 1919 nr 64 poz. 385, s. 6750-677) oraz rozporządzenie Ministerstwa byłej Dzielnicy Pruskiej z 12 kwietnia 1920 r. o organizacji archiwów państwowych b. dzielnicy pruskiej (nr 15 1920 r. nr 131, s. 320-322).

Archiwum Państwowe w Poznaniu wywodzi się z tradycji i zasobu wielkopolskich kancelarii, urzędów i sądów szlacheckich pierwszej instancji (tj. grodzkich i ziemskich) oraz ich archiwów. Instytucje te w okresie I Rzeczypospolitej wytwarzały i gromadziły, a także udostępniały zainteresowanym akta sądownictwa i administracji państwowej. Nadzór nad nimi sprawował starosta generalny Wielkopolski, namiestnik królewski, podległy bezpośrednio królowi polskiemu. Archiwum grodzkie w Poznaniu, istniejące w zamku starościńskim obok sądu, urzędu i kancelarii, zostało w 1783 r. ulokowane przez starostę generalnego Wielkopolski, Kazimierza Raczyńskiego w odbudowanej przez niego własnym sumptem części zamku (grodu), nazywanej odtąd dworem Raczyńskiego. Odnowione i zorganizowane „dla aktów publicznych przechowania” archiwum zgromadziło akta instytucji państwowych, obejmujących swymi kompetencjami teren powiatu i województwa poznańskiego. Zasługi Raczyńskiego upamiętnia tablica fundacyjna umieszczona na fasadzie odbudowanego gmachu, z dedykacją: „Casimiro Nałęcz de Maloszyn et Raczyno Raczynski generali Maioris Poloniae capitaneo qui ornamento Patriae et bono Reipublicae natus tabularium hoc iniuria temporum collapsum actis publicis conservandis fortunaeque vivium tutandae aere proprio restaurare curavit gratitudinis ergo perenne monumentum A. MDCCLXXXIII” (Kazimierzowi Nałęcz z Małoszyna i Raczyna Raczyńskiemu, staroście generalnemu Wielkopolski, który ku ozdobie i dobru Rzeczypospolitej zrodzony archiwum to, z niesprawiedliwych czasów upadłe, dla aktów publicznych przechowania i pomyślności żyjących zabezpieczenia, własnym sumptem postarał się odbudować, trwałej wdzięczności tablica, roku 1783) [tłum. J. Wiesiołowski]

Poznański zamek książęcy, królewski, wreszcie starościński na Górze Przemysła w Poznaniu już w XVI w. z woli ówczesnego starosty generalnego Wielkopolskie, stał się miejscem działania sądu i urzędu grodzkiego oraz przechowywania akt grodzkich. Starostowie generalni, posiadając własne rezydencje zarówno w mieście jak i na prowincji, do zamku przybywali tylko w celu osądzenia spraw karnych szlachty i przyjęcia transakcji wieczystych. Podczas nieobecności starosty zamkiem zarządzał burgrabia ziemski, który przyjmował zeznania w sprawach cywilnych i pilnował akt, zastawów i dowodów rzeczowych. Opiekę nad archiwami grodzkimi, ulokowanymi w zamkach starościńskich sprawowali urzędnicy kancelarii a pieniądze na ich remont i utrzymanie zapewniał lokalny sejmik szlachecki. Prowadzenie rozpraw sądowych wymagało spisywania ich przebiegu, notowania zeznań i gromadzenia ekstraktów dawnych wpisów i dokumentów jako załączników, co zmuszało sądy do utrzymywania archiwów. Starostowie byli nie tylko sędziami, ale też administratorami kraju z ramienia króla, dlatego grody jako siedziby sądów i urzędów starościńskich odbierały zarządzenia terenowych i centralnych władz administracyjnych i ustawodawczych dla rozpowszechnienia ich pośród ogółu szlacheckiego. Stąd archiwa grodzkie gromadziły nie tylko akta sądowe, ale także akta administracji państwowej w terenie, które szybko stały się instrumentem wiary publicznej i „źrzenicą wolności szlacheckiej”. Archiwa grodzkie przechowywały akta sądowe i administracyjne burgrabiego, starosty i sędziego surogatora (zastępcy starosty), a także akta sądów szlacheckich działających okresowo, np. sądów kapturowych czynnych w czasie bezkrólewia, czy sądów wojewodzińskich, przyjmujących zeznania podczas zamknięcia kancelarii grodzkich, a także akta lustracji starostw, akta komisji powoływanych przez króla, tabele podatkowe itp. Natomiast archiwa sądów ziemskich, wytwarzających głównie akta w sprawach szlachty posesjonatów, mieściły się prawie wszędzie w ratuszach, tj. miejscach urzędowania władz miejskich, gdyż sądy ziemskie nie miały swoich stałych siedzib.

Wskutek rozbiorów Polski wszystkie polskie instytucje państwowe oraz ich archiwa zostały jako pierwsze przejęte przez zaborców i podporządkowane interesom sądownictwa, administracji, skarbowości i nauki państw rozbiorowych, albo też zostały zniszczone. Wielkopolska została poddana procesowi germanizacji i unifikacji ustrojowej w ramach państwa pruskiego, założonego w 1701 r. przez elektora brandenburskiego Fryderyka Hohenzollerna na terenie Prus Książęcych zabranych królowi polskiemu w 1657 r., które razem z Warmią otrzymały nazwę Prus Wschodnich, powiększonego o Górny i Dolny Śląsk przejęty od Korony Czeskiej w 1740 r., oraz mocą traktatów rozbiorowych rozszerzonego w 1772 r. na Prusy Królewskie i obwód nadnotecki, nazwane Prusami Zachodnimi, w 1793 r. na Wielkopolskę, nazwaną Prusami Południowymi, i w 1795 r. na terytorium sięgające Pilicy i Niemna, nazwane Prusami Nowowschodnimi. Na terenie Prus Książęcych zanikała pamięć o tym, że do połowy XVII w. apelacje od wyroków sądu elektora brandenburskiego szły do króla polskiego, a Lębork i Bytów jako lenna polskie posiadały odrębną organizację sądową w postaci własnego trybunału. Na terenie Prus Królewskich po pierwszym rozbiorze zaborcy zniszczyli prawie wszystkie akta sądów grodzkich i ziemskich, natomiast w północnej Wielkopolsce w tym samym czasie władze pruskie zamknęły i opieczętowały kancelarie i archiwa grodów inowrocławskiego, kruszwickiego, bydgoskiego, nakielskiego, kcyńskiego i wałeckiego, a księgi ziemskie kcyńskie i nakielskie pozwoliły zabrać do Gniezna, gdzie odbywały się sądy ziemskie dla tej części powiatu kcyńskiego, która została jeszcze przy Polsce. Archiwa wymienionych grodów pozostały pod opieką miejscowych władz rozbiorowych do 1775 r., kiedy to na mocy rozporządzenia Rejencji w Kwidzynie (Regierung in Marienwerder) akta wałeckie, nakielskie i kcyńskie zostały oddane pod nadzór Sądu Landwójtowskiego (Landvogteigericht) w Pile, natomiast akta bydgoskie, kruszwickie i inowrocławskie pod nadzór takiego samego sądu w Bydgoszczy. W Pile akta przechowywano w kościele parafialnym w chórze nad zakrystią, gdzie mokły pod dziurawym dachem. W Bydgoszczy natomiast akta złożono w byłym klasztorze bernardyńskim, również w złych warunkach, w sali o oknach zabitych deskami.

W 1793 r. po drugim rozbiorze Polski władze zaborcze zamknęły i opieczętowały także gród poznański, a wraz z nim grody kościański, wschowski, gnieźnieński, pyzdrski, koniński i kaliski. Ponieważ sądownictwo pruskie nie było w tych ośrodkach jeszcze zorganizowane, w czerwcu władze pruskie otworzyły grody, aby szlachta wielkopolska mogła, jak zwykle oblatować w aktach grodzkich swoje kontrakty. Na czas terminów świętojańskich, odbywających się przez tydzień lub dwa wokół dania 23 czerwca, władze ustanowiły w grodach specjalnych niemieckich komisarzy, pod których nadzorem dawni polscy funkcjonariusze grodowi po raz ostatni wykonali swe czynności urzędowe. Po zakończeniu sądów świętojańskich akta poznańskie pozostawiono w zamku, dokąd w lipcu 1793 r. przywieziono akta wschowskie, kościańskie i gnieźnieńskie, a wkrótce potem także pyzdrskie, konińskie i kaliskie. W dalszych miesiącach 1793 r. władze pruskie zajęły dwór Raczyńskiego na siedzibę Rejencji Prus Południowych (Südpreussische Regierung) i oddały do jej dyspozycji polskie archiwum grodzkie. Rejencja była w tym czasie urzędem skupiającym władzę sadowniczą i pewne działy administracji, a jej prezes był przedstawicielem króla Prus. Księgi sądów grodzkich i ziemskich, a szczególnie wpisane do nich akty fundacyjne oraz zobowiązania czynszowe i dłużne polskiej szlachty, mieszczan i kościoła katolickiego, były wykorzystywane przez Rejencję Prus Południowych do sporządzania hipotek, tj. sądowych wykazów należności obciążających dobra dłużników. Z powodu przebudowy grodu, której efektem było dostawienie do gmachu Raczyńskiego nowego budynku, przeznaczonego w 1796 r. również na potrzeby rejencji, już w 1793 r. akta wschowskie, kościańskie, gnieźnieńskie i poznańskie zostały przewiezione do gmachu dawnego kolegium jezuickiego. Budynek ten był jednak od 1793 r. zajęty na biura poznańskiej Kamery Wojennej i Domen (Südpreussische Kriegs und Domänenkammer), tj. urzędu pruskiego zarządzającego domenami państwowymi, na które składały się głównie dawne polskie królewszczyzny i dawne dobra klasztorne. Gdy szybko zabrakło w nim miejsca na zbiory archiwalne, Kamera wynajęła kilka sal w klasztorze franciszkanów, dokąd z początkiem 1795 r. zostały przeniesione wszystkie zbiory z kolegium jezuickiego. Zbiór wielkopolskich akt grodzkich i ziemskich pozostający pod nadzorem pruskiego sądu nadal był określany jako archiwum grodzkie. Z początkiem 1799 r. wyodrębniono z niego akta kaliskie i konińskie, które następnie zostały odwiezione do Kalisza i oddane miejscowemu sądowi pruskiemu. Akta grodzkie i ziemskie województw kaliskiego i sieradzkiego oraz akta 26 miast zostały złożone w refektarzu klasztoru reformatów w Kaliszu. Nadzór nad aktami polskimi przejętymi przez władze rozbiorowe był niedostateczny, często sprawowany przez niższych lub emerytowanych funkcjonariuszy sądowych albo pokątnych adwokatów, fałszujących dokumenty. Zaborcy starannie gromadzili jedynie akta zdolne uzasadnić ich stan posiadania oraz ich poczynania fiskalne i wojskowe. Z tego powodu w 1799 r. w Warszawie komisarz pruski Jackstein rozdzierał tomy Metryki Koronnej przy wydawaniu ich Rosji, a w 1821 r. przy rewindykacji archiwaliów między Prusami i Rosją ówczesny prezes prowincji poznańskiej, Joseph Zerboni di Sposetti nakazał dzielić na części „Liber beneficiorum” Jana Łaskiego z lat 1511-23.

Za czasów Księstwa Warszawskiego powstało w Warszawie pierwsze polskie archiwum państwowe (dziś Archiwum Główne Akt Dawnych), powołane dekretem wydanym 2 września 1808 r. przez Fryderyka Augusta, księcia warszawskiego jako Archiwum Ogólne Krajowe. Inicjatorem jego utworzenia był Feliks Łubieński, minister sprawiedliwości Księstwa Warszawskiego, który też sprawował nad nim nadzór. Zasób archiwum stanowiły Metryka Koronna i Metryka Litewska oraz akta przedrozbiorowych władz sądowych, administracyjnych, wojennych, skarbowych, policyjnych i dyplomatycznych. Wzorem archiwów francuskich cały zasób Archiwum, z wyjątkiem tzw. Archiwum Sekretnego, miał być udostępniany badaczom. W 1810 r. F. Łubieński i Walenty Skorochód-Majewski wystąpili na forum sejmowym z projektem utworzenia na terenie Księstwa Warszawskiego rozbudowanej sieci archiwalnej, w skład której obok Archiwum Ogólnego Krajowego jako archiwum centralnego, miały wchodzić także archiwa departamentowe (wojewódzkie) i archiwa powiatowe. Upadek Księstwa Warszawskiego w 1815 r. nie pozwolił na realizację tych planów. W Poznaniu od 1808 r. archiwum grodzkie w klasztorze franciszkanów podlegało Trybunałowi Cywilnemu Departamentu Poznańskiego. W 1809 r. kierował nim „archiwariusz” Czaplicki, który tytuł zachował z czasów pruskich. W 1808 r. akta wałeckie, nakielskie i kcyńskie z polecenia Sądu Apelacyjnego Departamentu Bydgoskiego przewiezione zostały z Piły do Bydgoszczy i złączone z aktami grodzkimi bydgoskimi, kruszwickimi i inowrocławskimi. Obowiązki archiwisty pełnił w tych archiwach zwykle emerytowany urzędnik sądowy niższego stopnia, któremu brakło czasu, a może i umiejętności na porządkowanie i spisanie akt. Po rychłym upadku Księstwa Warszawskiego, w 1815 r. do Wielkopolski i Prus Zachodnich powróciły władze niemieckie.

W 1815 r. po podziale terytorium Księstwa Warszawskiego akta kaliskie i sieradzkie znalazły się na terenie zaboru rosyjskiego. Po 1825 r. rząd Królestwa Polskiego utworzył sieć archiwów akt dawnych przy trybunałach cywilnych w ośmiu miastach wojewódzkich Królestwa, która była razem z Archiwum Głównym Królestwa pierwszą na ziemiach polskich siecią archiwów historycznych, obsadzonych polskimi urzędnikami, choć pod nadzorem i rygorem władz rosyjskich. Akta kaliskie i sieradzkie weszły w skład zasobu Archiwum Akt Dawnych przy Trybunale Cywilnym w Kaliszu, skąd w 1880 r. zostały przewiezione przez administrację rosyjską do Archiwum Głównego Królestwa w Warszawie, co oznaczało kres istnienia sieci archiwów. Ziemie polskie zaboru pruskiego zostały od 1815 r. poddane działaniom germanizacyjnym silnie scentralizowanych niemieckich urzędów i sądów, w których Polacy, jeśli w ogóle zostali przyjęci do pruskiej służby państwowej, mogli pełnić jedynie niższe funkcje. Archiwum staropolskie w klasztorze pofranciszkańskim nadal było nazywane grodzkim (Grod-Archiv) lub Królewsko-Pruskim Archiwum Grodzkim Wielkiego Księstwa Poznańskiego. Księgi, które po zakończeniu akcji sporządzania hipotek straciły walor aktualności, przechowywano w nieodpowiednich do tego pomieszczeniach, nikt nie dbał o ich zabezpieczenie czy choćby spisanie. W miarę możliwości czuwał nad nimi archiwista grodzki, którego zadaniem było odszukiwanie akt zamawianych przez władze i osoby prywatne i ewentualnie wykonywanie uwierzytelnionych odpisów. W 1822 r. wypisy takie nadal sporządzał „archiwariusz” Czaplicki. Zasobem tym dysponował pruski sąd apelacyjny, czyli nadziemiański (Oberlandesgericht), powstały z przemianowania dotychczasowej rejencji i mieszczący się w lokalach zamkowych. Natomiast nowa Rejencja w Poznaniu (Regierung Posen) została powołana jako organ pruskiej administracji rządowej i ulokowana w zabudowaniach pojezuickich, gdzie od 1815 r. w miejsce Kamery miało też siedzibę Naczelne Prezydium Prowincji Poznańskiej (Oberpräsidium der Provinz Posen). W 1825 r. zbiór akt grodzkich i ziemskich został oddany pod nadzór Sądu Ziemskiego (Landesgericht) a jego opiekunem został „archiwariusz” Bekanowski, który w 1826 r. na wniosek zarządu miejskiego i za zgodą rejencji został powołany do równoczesnego pełnienia funkcji zarządcy i opiekuna archiwum miejskiego w Poznaniu. Poza ochroną zbiorów przed rozproszeniem nie mógł on nic zrobić dla ich zabezpieczenia i opracowania. W 1832 r. król pruski podarował zabudowania skasowanego klasztoru franciszkanów Zarządowi miasta Poznania, wobec czego wszystkie przechowywane tam księgi grodzkie i ziemskie zostały przeniesione do klasztoru podominikańskiego. W 1842 r. dawny klasztor dominikanów został przejęty przez władze i oddany wojsku na szkołę, w związku z czym archiwum grodzkie zostało przeniesione do budynku Sądu Ziemskiego (Land- und Stadtgericht) przy dzisiejszej ulicy Solnej. W 1849 r. archiwa grodzkie i ziemskie wróciły do swej pierwotnej siedziby w dawnym zamku królewskim i starościńskim, gdzie zostały przekazane do dyspozycji mieszczącego się tam pruskiego Sądu Powiatowego (Kreisgericht) jako osobny wydział registratury. Przeszły pod nadzór dyrektora sądu i pod zarząd archiwisty grodzkiego, który jednak pełnił tę funkcję jedynie jako poboczną, nie mając żadnego wpływu na sposób zabezpieczenia i opracowania akt.

Drugą obok akt przedrozbiorowych instytucji królewskich (państwowych) częścią zasobu archiwalnego, przejętego po rozbiorach przez władze pruskie były archiwalia klasztorne. Przejmowanie materiałów klasztornych przez państwo pruskie odbywało się na mocy rozporządzenia wydanego 28 lipca 1796 r. przez Fryderyka Wilhelma II, króla pruskiego pt. „Deklaracja ogłaszająca, że dobra duchowne, tudzież starostwa i inne dobra królewskie pod publiczną administrację skarbu królewskiego wzięte będą jak w Prusiech Południowych, tak w prowincjach niedawno od bywszej niegdyś Rzeczypospolitej Polskiej akwirowanych”. Była to decyzja o tzw. sekularyzacji i kasacie klasztorów, przeprowadzonej w latach 1772-73 na terenie pierwszego zaboru pruskiego, a w roku 1796 na terenie Prus Południowych i Nowowschodnich. Nadzór nad przejmowaniem majątku klasztorów wielkopolskich przez państwo pruskie sprawowała w latach 1793-1806 Południowopruska Kamera Wojenna i Domen w Poznaniu (Südpreussische Kriegs und Domänenkammer) a od 1815 r. Rejencja w Poznaniu (Regierung in Posen), która też prowadziła procesy sądowe przeciwko dłużnikom klasztorów, głównie polskiej szlachcie i mieszczanom, fundatorom czynszów pieniężnych na cele pobożne, po kasacie klasztorów egzekwowanych przez fiskus pruski. Dokumenty i akta klasztorów wielkopolskich były składane od około 1816 r. w zabudowaniach pojezuickich pod nadzorem naczelnego prezesa prowincji poznańskiej (Oberpräsident der Provinz Posen), który był jednocześnie prezesem (Präsident) rejencji i przedstawicielem ministra spraw wewnętrznych rządu pruskiego. Archiwalia klasztorne nie były jednak otoczone należytą opieką, szczególnie po zakończeniu procesów sądowych. Rozwiązywanie klasztorów przez władze pruskie i wywożenie z nich wyposażenia, akt i bibliotek doprowadziło do zburzenia układów nadanych tej dokumentacji w archiwach klasztornych, a także do jej rozproszenia lub zniszczenia. Często bowiem materiały te były przez ich „opiekunów” rozdawane w formie prezentu lub sprzedawane. Słabo zabezpieczone w siedzibie naczelnego prezesa akta klasztorne nie były spisywane przez prawie pół wieku. Dopiero w 1860 r. archiwista berliński Ernest Strehlke z polecenia dyrekcji archiwów państwowych w Berlinie („im Auftrage des Direktoriums der Staatsarchive”) sporządził repertorium 464 dokumentów klasztornych. Repertorium Strehlkego nosiło tytuł: „Urkundenrepertorium des Grossherzogthums Posen, die bei dem Königlichen Oberpräsidium zu Posen aufbewahrten Originalurkunden umfassend“ (Repertorium dokumentów Wielkiego Księstwa Poznańskiego, obejmujące oryginalne dokumenty złożone w Królewskim Naczelnym Prezydium w Poznaniu).

Klasztory były instytucjami rozwijającymi się już od XII i XIII w. Przez cały okres ich istnienia narastała w poszczególnych klasztorach także ich dokumentacja pisana. W średniowiecznych skryptoriach klasztornych (szczególnie cysterskich) powstawały wczesne dokumenty dla klasztorów niezależnie od tego, kto był ich wystawcą (oprócz dokumentów papieskich). Od XIII w., gdy kancelarie książęce i królewskie wystawiały już dokumenty, w skryptoriach klasztornych zaczęły powstawać dokumenty opatów oraz dokumentacja w sprawach gospodarczych i wewnętrznych klasztorów (tj. sporów majątkowych, zamiany dóbr, administrowania majątkiem, nadzoru nad poddanymi itp.) Od XIII w. skryptoria klasztorne spisywały też kopiariusze swoich przywilejów i nadań. W XV w. już prawie wszystkie klasztory posiadały księgi zawierające teksty otrzymanych przywilejów, nadań, aktów kupna-sprzedaży itp. Obok nich pojawiły się księgi spraw konwentu, spisy mnichów, księgi zmarłych, księgi rachunkowe dochodów i wydatków oraz zapiski o charakterze gospodarskim. Narastała również w klasztorach dokumentacja spraw sądowych, np. procesów majątkowych, dłużnych itp. Składały się na nią głównie uzyskiwane w sądach grodzkich i ziemskich odpisy nadań i transakcji, skrypty dłużne i pokwitowania, zeznania świadków – dokumentacja szczególnie liczna w XVII i XVIII w. Klasztory w okresie swego istnienia i działalności posiadały dobrze zorganizowane, zabezpieczone i uporządkowane archiwa. Dokumenty ponumerowane zgodnie z katalogami były przechowywane w skrzyniach, szafach lub w workach, zamkniętych w osobnych pomieszczeniach, często razem z klejnotami klasztornymi, chronione jako dowody stanu posiadania i często wykorzystywane w procesach sądowych. Księgi oprawiano a wypisy, korespondencję i rachunki przechowywano w formie wiązek lub zszywano.

Władze zaborcze objęły swym zarządem także przedrozbiorowe akta sądów i urzędów miejskich. W archiwum miejskim w Poznaniu, mieszczącym się w ratuszu, siedzibie władz miejskich, podobnie jak w innych miastach, opracowanie akt po rozbiorach było zupełnie zaniedbane a ich udostępnianie nie było praktykowane. Pruska administracja miejska nie interesowała się materiałami wytworzonymi przez dawne polskie władze miasta, zajmując się głównie organizowaniem szkolnictwa, uważanego za najbardziej skuteczne narzędzie germanizacji. Dokumenty otrzymane przez miasto od książąt wielkopolskich i królów polskich, chronione od pierwszych lat po jego lokacji jako podstawowa dokumentacja praw i majątku miejskiego, od średniowiecza przechowywane w skarbcu ratuszowym, a obok nich także księgi i akta trzech porządków miejskich, teraz znajdowały się w stanie kompletnego zaniedbania, zwalone w jednym z pomieszczeń ratusza. Mówi o tym relacja J. U. Niemcewicza z podróży po Wielkopolsce i Śląsku w 1821 r.: „Wystawmy sobie człowieka, który nigdy nie był w Poznaniu, czytał jednak opis, w jakim stanie miasto to było przed dwoma wiekami. Idzie do ratusza. Pragnie szperać w aktach miejskich. Z trudnością otwierają się drzwi, uderza go ciemny tuman nieznośnego kurzu, widzi podłogę zawaloną stosami pisanych dekretów, uginają się półki pod woluminami ksiąg najdawniejszych. Prosi o katalog, pragnie wiedzieć, co zawierają. Ukazujący nawet o nim nie wie. Nie było czasu w tak srogim przewróceniu wszystkiego najmniejszego zrobić porządku. W każdej sali widzi Niemców piszących, szwargocących po niemiecku. Nie wie, co rozumieć.” Dopiero rosnąca ilość wniosków i podań od osób prywatnych i instytucji kościelnych o wydanie odpisów z przedrozbiorowych akt miejskich, dotyczących sprzedaży i kupna gruntów oraz zapisów hipotecznych i uprawnień organizacji rzemieślniczych, a przede wszystkim podania pruskich urzędów państwowych związane z przejmowaniem majątków klasztornych leżących na terenie miasta, zmusiła władze do szukania sposobu spisania akt. Bo choć wykonywanie tych kwerend zlecano nie tylko starym urzędnikom miejskim (Jeziorowski, Pupke), znającym akta radzieckie i wójtowskie z XVIII w., ale także miejscowym profesorom gimnazjalnym, znającym język łaciński i polski, to przeważnie odszukanie zamawianego dokumentu w tym „archiwum na kupę zwalonym” i nie mającym żadnej ewidencji, było niemożliwe.

Na polecenie pruskiego magistratu porządkowanie akt miejskich i sporządzanie inwentarza w 1821 r. rozpoczął Jan Wilhelm Cassius, profesor gimnazjum Marii Magdaleny, a w 1826 r. dokończyli Jan Kajetan Trojański i Józef Muczkowski, również profesorowie tego gimnazjum. Po uporządkowaniu archiwum pruski magistrat zdecydował się na zaangażowanie stałego opiekuna, zarządcy archiwum miejskiego, zwanego z niemiecka archiwariuszem. Do jego obowiązków należało wykonywanie kwerend i sporządzanie odpisów na polecenie władz miejskich i państwowych, jednak minimalne wynagrodzenie, jakie otrzymywał świadczyło o tym, że pruskie władze miasta traktowały archiwum staropolskie jak zło konieczne. Pierwszym opiekunem archiwum miejskiego w latach 1826-31 był Bekanowski, jednocześnie „archiwariusz” w sądzie ziemskim (Landesgericht). W latach 1832-43 funkcję archiwisty miejskiego pełnił Józef Łukaszewicz, pracownik biblioteki ufundowanej przez Edwarda Raczyńskiego. Po ustąpieniu Łukaszewicza z funkcji archiwisty ustała też jakakolwiek troska niemieckich władz miasta o dawne archiwalia miejskie, czego powodem mogło być coraz mniejsze zapotrzebowanie na kwerendy. Komisja złożona z trzech radnych kontrolująca pomieszczenia archiwalne w 1865 r. zauważyła wiele akt rozsypanych i braki w porównaniu z inwentarzem archiwum z 1826 r. W 1866 r. dzieło uporządkowania archiwum miejskiego magistrat powierzył radcy miejskiemu Maksymilianowi Samterowi. Ten jednak, mimo zapewnienia sobie pomocy profesora historii średniowiecznej i dyplomatyki w Berlinie Filipa Jaffégo, do prac porządkowych w ogóle nie przystąpił. Ostatecznie w czasie od czerwca do listopada 1872 r. archiwum miejskie uporządkował i spisał Józef Lekszycki, pracownik pruskiego archiwum państwowego w Poznaniu (Königlich-Preussisches Staatsarchiv In Posen). Sporządzone w tak krótkim czasie przez Lekszyckiego „Repertorium des städtischen Archivs zu Posen“ zawiera tylko sumaryczny spis ksiąg miejskich z datami.

Po odzyskaniu przez Polskę niepodległości dopiero w 1935 r. władze miejskie powołały do życia Archiwum Miejskie dla akt nowszych i przeznaczyły na jego potrzeby budynek przy ul. Wolnica. W roku 1942/43 władze niemieckie przeniosły archiwum miejskie do budynku przy ul. Stawnej i Szewskiej, przejętego na cele archiwum państwowego Rzeszy (Reichsarchiv in Posen) po zlikwidowanej gminie żydowskiej. W 1943 r. władze hitlerowskie wycofały staropolskie akta miejskie z archiwum państwowego i umieściły je w budynku dawnego lombardu przy ul. Sierocej. Akta miejskie z XIX w., pozostawione w Reichsarchiv, spłonęły w 1945 r. razem z budynkiem na Górze Przemysła. W ostatnim roku okupacji władze niemieckie przekazały ponad 80 tys. poszytów z archiwum miejskiego w ramach tzw. „Schrotaktion”, tj. akcji pozyskiwania surowca do przeróbki na papier, natomiast najcenniejsze archiwalia miejskie wywiozły do zamku w Wąsowie. W 1947 r. gmach Archiwum Miejskiego przy ul. Stawnej i Szewskiej został odstąpiony Archiwum Państwowemu w Poznaniu, a zbiory miejskie zostały przeniesione do pomieszczeń w byłym zamku cesarskim, gdzie również znalazły siedzibę wszystkie wydziały i komórki organizacyjne Zarządu Miejskiego. W 1949 r. zbiory miejskie przeniesiono do gmachu przy ul. Sierocej, który w 1951 r. został razem z zawartością przekazany Archiwum Państwowemu w Poznaniu.

Akta wytworzone w Wielkopolsce przez instytucje państwowe, samorządowe i kościelne w okresie przedrozbiorowym, przejęte i nadzorowane przez pruskie sądy i urzędy, były niedostępne dla polskich środowisk naukowych i kulturalnych w zaborze pruskim. W tej sytuacji rolę ośrodka naukowego spełniało gimnazjum Św. Marii Magdaleny w Poznaniu i skupiona wokół niego kadra profesorska zasilana przybyszami z Warszawy i Krakowa, publikująca prace z dziedziny literatury i historii polskiej. Uczucia patriotyczne społeczeństwa polskiego rozbudzały także gazety polskie ukazujące tradycje dawnego państwa polskiego oraz piękno języka i kultury ludowej. Sprawa krzewienia kultury polskiej, rozwoju badań naukowych i edytorstwa źródeł historycznych miała także swoich wielkich mecenasów, których prywatne fundacje i zbiory stały się bastionem ducha narodowego przeciwko niemczyźnie. W 1826 r. Tytus Działyński utworzył w Kórniku bibliotekę, w której zgromadził i udostępnił bogate zbiory literatury naukowej i zabytków, posiadające status zbioru pamiątek ojczystych. W 1829 r. swój księgozbiór z zakresu teologii, historii, filologii klasycznej, językoznawstwa i nauk przyrodniczych, jak również cenne zbiory rękopisów z dawnych bibliotek i archiwów klasztornych, razem ze zbudowanym przez siebie gmachem ofiarował miastu Edward Raczyński. (Pod koniec XIX w. wskutek opanowania rady miejskiej w Poznaniu przez Niemców biblioteka ta przestała jednak aż do 1919 r. pełnić funkcje ośrodka propagującego polskość.) W 1827 r. władze pruskie odrzuciły wniosek polskiego środowiska naukowego o zgodę na utworzenie „Towarzystwa przyjaciół nauk, przemysłu i oświaty”. Środowisko to, nie mając możliwości utworzenia w Poznaniu polskiego uniwersytetu, w styczniu 1857 r. założyło Towarzystwo Przyjaciół Nauk Poznańskie. Dzięki tej inicjatywie Poznań wkrótce stał się głównym ośrodkiem polskiej pracy naukowej i wydawniczej w zaborze pruskim w zakresie nauk humanistycznych, przyrodniczych i ścisłych. W październiku 1857 r. TPNP zorganizowało Muzeum Starożytności Polskich i Słowiańskich. Około 1870 r. swoje bogate zbiory dzieł sztuki i wykopalisk, wraz z zakupionym za własne pieniądze gmachem na potrzeby muzeum, przekazał Towarzystwu jego współtwórca Seweryn Mielżyński z Miłosławia. W 1882 r. muzeum otrzymało imię Mielżyńskich, było też nazywane Muzeum Polskim. Kolejną „redutą polskości w twierdzy pruskiej” stał się Teatr Polski, otwarty w 1875 r. jako stała zawodowa Scena Narodowa. Zbudowany ze składek społeczeństwa polskiego wszystkich zaborów na parcelach zakupionych od Stanisława Hebanowskiego, (który też za darmo go zaprojektował) i Anny Skórzewskiej, za pieniądze uzyskane ze sprzedaży ogrodu przy dzisiejszej ul. Libelta, podarowanego na ten cel w 1870 r. przez Bolesława Potockiego z Będlewa. Utrzymywany był z dochodów uzyskiwanych z zakupionego przez spółkę hotelu, sali zabaw i kamienicy czynszowej, bez żadnych dotacji, o czym zaświadcza napis „Naród sobie” umieszczony nad wejściem do teatru. Zdolności organizacyjne społeczeństwa polskiego, świadomego swoich celów narodowych, z łatwością doprowadziłyby też do utworzenia archiwum dla akt staropolskich gdyby nie brak jakiejkolwiek możliwości wydobycia ich z pruskich sądów. W braku nadziei na taki obrót spraw, w 1836 r. Józef Łukaszewicz, archiwista miejski i pracownik biblioteki Raczyńskich opublikował artykuł w sprawie utworzenia w Poznaniu jakiejkolwiek instytucji, która mogłaby zabezpieczyć przed zniszczeniem akta grodzkie i ziemskie, ważne dla historii Polski a przechowywane w złych warunkach w klasztorze podominikańskim. W sprawie utworzenia w Poznaniu archiwum, w którym mogłyby być zgromadzone wszystkie archiwalia wytworzone w okresie niepodległej Polski, w latach 50. i 60. XIX w. interpelowali też posłowie polscy do sejmu pruskiego (Władysław Niegolewski, Władysław Bentkowski, Kazimierz Kantak). Przedstawiane przez nich argumenty nie przekonały władz pruskich, podobnie jak bezskuteczne były też starania polskich posłów i entuzjastów nauki o założenie w Poznaniu uniwersytetu, choćby nawet mieszanego niemiecko-polskiego.

Zamiar powołania archiwów na terenie poszczególnych prowincji pruskich już w 1820 r. podjął kanclerz rządu Prus, Karl August Hardenberg, znany reformator pruskiej administracji państwowej. W tym celu nakazał złożyć raport o stanie archiwów w prowincji poznańskiej, jednak po jego śmierci plany te upadły. Późniejsze władze berlińskie także planowały założenie w Poznaniu archiwum państwowego jako instytucji, w której mogłyby się realizować zainteresowania historyczne niemieckich archiwistów, nauczycieli i amatorów, ukierunkowane na krzewienie i utrwalanie niemczyzny oraz głoszenie wśród mieszkańców prowincji poznańskiej idei dobroczynnej działalności władz pruskich. Ale jednocześnie obawiały się, że archiwum to stanie się ośrodkiem polskiego życia naukowego i polskiej konspiracji a zgromadzone w nim akta staropolskie będą oparciem dla polskich dążeń narodowych. Tymczasem władze pruskie już w 1815 r. postawiły sobie za cel pełną unifikację prawną i ustrojową terenów przyłączonych do państwa pruskiego, a także germanizację ich mieszkańców. Wyrazicielem i sumiennym wykonawcą tych dążeń był od 1830 r. naczelny prezes Prowincji Poznańskiej, Eduard Heinrich Flottwell. Jedną z jego metod pozyskania chociaż części społeczeństwa polskiego i oddziaływania na nie w duchu prusko-patriotycznym było przyjmowanie Polaków do towarzystw niemieckich. Taką organizacją było Towarzystwo Sztuk Pięknych (Kunstverein), które sam założył w 1836 r. i które chociaż przyjmowało Polaków, to jednak nie przewidywało zapoznawania się z twórczością malarzy polskich. Organizacje wspólne, i tak nieliczne, upadły na skutek wybuchu nastrojów nacjonalistycznych wśród Niemców w Poznaniu pod wpływem wydarzeń 1848 r. Nadzieje na pozyskanie szerokich rzesz społeczeństwa polskiego rząd pruski upatrywał też w rozwijaniu szkolnictwa niemieckiego i gospodarki, owocującym podnoszeniem materialnego poziomu życia ludności. W reakcji na artykuł Łukaszewicza naczelny prezes Flottwell w 1836 r. zlecił archiwiście Łukaszowi Zdanowskiemu, który wcześniej bezskutecznie starał się u władz pruskich o posadę archiwisty miejskiego w Poznaniu, spisanie akt grodzkich i ziemskich. Spis Zdanowskiego pod tytułem: “Repertoria der Grod- und Landgericht-Archive” (Spis archiwów grodzkich i ziemskich) nie objął wszystkich ksiąg, tylko najważniejsze serie, a mimo to zawierał wiele danych i poprawne oznaczenia. Metoda sporządzenia tej pomocy archiwalnej, której celem było zewidencjonowanie zasobu, była podobna do metod opracowania spisów z czasów przedrozbiorowych. Reakcją rządu pruskiego na powstanie Towarzystwa Przyjaciół Nauk było w tym samym 1857 r. przeznaczenie funduszu na opłacenie posady „archiwariusza” zbioru ksiąg ziemskich i grodzkich wielkopolskich w dawnym zamku starościńskim. Funkcję tę z nadania rejencji w Poznaniu objął Józef Przyborowski, nauczyciel gimnazjum Św. Marii Magdaleny, filolog, archiwista, bibliotekarz, numizmatyk. Będąc archiwistą akt dawnych, około 1860 r. sporządził „Index locorum“ i „Index nominum“ do różnych ksiąg grodzkich i ziemskich, uwzględniający najważniejsze osobistości i miejscowości. W 1861 r. staraniem dyrektora Sądu Powiatowego (Kreisgericht) w Poznaniu, Cleinowa, zostały przewiezione do Poznania staropolskie księgi grodzkie i ziemskie z Bydgoszczy, które od 1825 do 1860 r. leżały na strychu w gmachu tamtejszego Sądu Landwójtowskiego. W latach 1815-18 archiwa te były w dyspozycji Sądu Ziemskiego (Land- und Stadtgericht), a w latach 1849-60 Sądu Powiatowego (Kreisgericht) w Bydgoszczy. Z okazji przewożenia tych ksiąg do Poznania sekretarz Sądu Apelacyjnego w Bydgoszczy, Berndes w 1860 r. sporządził ich spis pt. „Repertoria omnium actorum castrensium archivi Bidgostiensis”. W wyniku tej translokacji w archiwum grodzkim przy sądzie powiatowym (Kreisgericht) w Poznaniu został skoncentrowany pod zarządem niemieckim dawny polski zasób państwowy z całej Wielkopolski i części Kujaw. W tej sytuacji w 1861 r. władze pruskie ufundowały dodatkowo posadę asystenta archiwum grodzkiego i nadały ją Józefowi Lekszyckiemu, który w 1863 r. w miejsce J. Przyborowskiego objął w tym archiwum stanowisko archiwisty („archiwariusza”).

W 1867 r. z inicjatywy naczelnego prezesa prowincji poznańskiej, Carla von Horna, który przedstawił kanclerzowi Ottonowi von Bismarckowi korzyści polityczne, jakie miały wyniknąć z wykorzystania zgromadzonych przez władze pruskie polskich akt przedrozbiorowych do wykazania wpływów niemieckich na tych terenach, dyrektor archiwów pruskich Max von Duncker opracował projekt założenia w Poznaniu pruskiego prowincjonalnego archiwum rządowego. Projekt ten, skierowany przez premiera Bismarcka na posiedzenie Rady Ministrów Prus 24 czerwca 1868 r., został zaakceptowany jednomyślnie. Dnia 8 marca 1869 r. Naczelny Prezes Prowincji Poznańskiej, Horn powiadomił o utworzeniu w Poznaniu Królewsko-Pruskiego Archiwum Państwowego (Königlich-Preussisches Staatsarchiv in Posen). Zostało ono powołane jako nowa placówka w sieci pruskich archiwów prowincjonalnych, od 1867 r. noszących nazwę archiwów państwowych (Staatsarchiv), podległych pruskiej dyrekcji archiwów państwowych w Berlinie, która była zależna od Prezydium Rady Ministrów Prus. Archiwum zostało włączone do pruskiego aparatu administracyjnego, a jego kompetencje rozciągały się na obszar Prowincji Poznańskiej składającej się z Rejencji Poznańskiej i Rejencji Bydgoskiej. Powołanie archiwum odbyło się bez udziału Polaków a rząd pruski od początku postawił tej instytucji zadanie odkrywania i podkreślania odwiecznie niemieckiego charakteru zajętych terytoriów i wyższości kultury niemieckiej oraz konkurowania z działaniami naukowymi i wydawniczymi Poznańskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk.

Königlich-Preussisches Staatsarchiv in Posen zaczęło powstawać już w lutym 1869 r. w budynku pojezuickim, w kilku pomieszczeniach wydzielonych przez naczelnego prezesa, gdzie były złożone archiwalia klasztorne. Organizatorem archiwum był jego nowo mianowany kierownik, Carl Schuchard, który jednocześnie przejął władzę nad archiwum grodzkim. Przeniósł on J. Lekszyckiego na etat archiwum państwowego, choć fizycznie pozostawił go wraz z aktami grodzkimi i ziemskimi w dawnym zamku starościńskim na Górze Przemysła. W 1874 r. naczelny prezes przeznaczył na cele archiwalne kilka dalszych lokali w siedzibie naczelnego prezydium i rejencji w zabudowaniach pojezuickich, a oprócz tego pomieszczenia w byłym klasztorze bernardynów. Do tej poszerzonej bazy lokalowej archiwum rządowego (Preussisches Staatsarchiv) w tym samym roku przeniesione zostały akta grodzkie i ziemskie, natomiast zamek starościński został oddany na potrzeby Wyższego Sądu Apelacyjnego (Ober-Appellationsgericht). Zasób pruskiego archiwum rządowego w Poznaniu stanowiło wówczas około 800 pergaminowych dokumentów klasztornych oraz około 4000 ksiąg ziemskich i grodzkich, a także nie zewidencjonowane jeszcze księgi i akta klasztorne. Dążąc do zgromadzenia całego zasobu staropolskiego, w 1879 r. dyrektor Staatsarchiv zwrócił się do władz miejskich na terenie prowincji poznańskiej z poleceniem przekazywania akt miejskich, wytworzonych w okresie Pierwszej Rzeczypospolitej. Archiwum przejęło wówczas w formie depozytu dokumenty i akta 109 miast i 110 cechów i organizacji kupieckich. Wśród nich najcenniejsze materiały zawierał depozyt miasta Poznania, obejmujący pergaminowe dokumenty od połowy XIII w. i księgi od końca XIV w. Ogółem w latach 1880-1916 magistrat poznański przekazał do Staatsarchiv Posen przedrozbiorowe akta miejskie z lat 1254-1793 oraz akta z czasów Prus Południowych i Księstwa Warszawskiego i pruskich kancelarii miejskich od 1815 r., pozbywając się w ten sposób ciężaru opieki nad tymi zbiorami. W latach 80. XIX w. akta swoje przekazały także gminy ewangelickie, gmina braci czeskich w Lesznie i gminy żydowskie.

W 1884 r. Wyższy Sąd Apelacyjny (Ober-Appellationsgericht) został przeniesiony do nowego gmachu, zbudowanego naprzeciwko zamku, a dawny gród królów polskich i starostów generalnych Wielkopolski na Górze Przemysła w Poznaniu został przerobiony na magazyny archiwalne i przekazany na siedzibę Królewsko-Pruskiego Archiwum Państwowego (Staatsarchiv). Część budynków przeznaczono na mieszkania dla archiwistów sprowadzonych z Niemiec, bo pruskie urzędy wyprodukowały już tyle papierów, że nawet urzędnicy nie znający polskiego mieli co robić. Do zasobu archiwum weszły już bowiem najstarsze części akt wytworzonych przez urzędy Naczelnego Prezesa Prowincji Poznańskiej oraz Prezesów Rejencji w Poznaniu i w Bydgoszczy, a także innych urzędów administracji państwa pruskiego, wraz z przejętymi przez nie aktami z okresu Księstwa Warszawskiego, i szybko zdominowały swoją objętością zasób staropolski. W momencie swojego powstania i później pruskie archiwum państwowe było w Poznaniu jedyną placówką naukową dla Niemców, dlatego odgrywało dużą rolę w życiu kulturalnym miejscowej społeczności niemieckiej, a zwłaszcza w dziedzinie badań historycznych. Odgrywało także rolę w lokalnej polityce pruskiej wypełniając nałożoną i opłacaną przez rząd pruski misję naukowego uzasadniania antypolskich posunięć rządu i ukazywania niemieckiego charakteru Wielkopolski.

Jedną z instytucji najskuteczniejszych w krzewieniu niemczyzny i indoktrynacji polskiej ludności Wielkiego Księstwa Poznańskiego pruską myślą i prusko-niemieckim patriotyzmem było Towarzystwo Historyczne Prowincji Poznańskiej (Historische Gesellschaft für die Provinz Posen). Zostało założone w 1885 r. przez grono niemieckich archiwistów, w skład którego wchodzili Adolf Warschauer, Rodgero Prümers, Herman Ehrenberg, Christian Meyer i inni, z siedzibą w archiwum rządowym. Towarzystwo prowadziło działalność naukową na dobrym poziomie, zajmowało się także edycją źródeł. Poprzez swoje prace popularyzatorskie i wydawnicze miało też rywalizować z działającym już od 1857 r. polskim Towarzystwem Przyjaciół Nauk Poznańskim. Przeciw wydawanym z trudem i za składkowe pieniądze „Rocznikom TPNP” państwo niemieckie sfinansowało wydawanie „Zeitschrift des historischen Gesellschaft für Provinz Posen” a potem także „Historische Monatsblätter für die Provinz Posen”. Wydawnictwa te, przeznaczone dla niemieckich miłośników historii Wielkopolski, regularnie wychodzące i nie mające problemów finansowych, wspierane przez niemieckich urzędników państwowych (nauczycieli, archiwistów, bibliotekarzy, muzealników) przejętych misją kulturalną na wschodzie, szybko zdominowały prace historyków polskich. Regionalistyka niemiecka kwitła w nich jako część misji dziejowej Niemiec. Historische Gesellschaft działało w okresie największego nasilenia germanizacji: w 1894 r. powstał bowiem Niemiecki Związek Kresów Wschodnich (Deutscher Ostmarkenverein) zwany przez Polaków Hakatą, którego zadaniem było przyspieszenie procesu germanizacji niemieckich kresów wschodnich. Towarzystwo to (działające w Poznaniu do 1945 r.) gromadziło też zabytki, wykopaliska i książki związane z niemiecką kulturą w Poznaniu i Wielkopolsce. Zbiory te zostały ulokowane w muzeum mającym także siedzibę w pruskim archiwum państwowym. Na bazie tych zbiorów, wzbogacanych eksponatami przywożonymi z Niemiec, władze pruskie w 1894 r. utworzyły w Poznaniu Bibliotekę Krajową (Landesbibliothek) i Muzeum Prowincjonalne (Provinziellmuzeum). Instytucje te realizowały zadania podjęte przez Historische Gesellschaft a ich pierwszym dyrektorem był Franz Schwartz, który do końca 1894 r. pracował w Staatsarchiv Posen. W 1902 r. zbiory muzealne i biblioteczne zostały przeniesione do nowych budynków, tj. Muzeum im. Cesarza Fryderyka III (Kaiser Friedrich Museum) i Biblioteki im. Cesarza Wilhelma (Kaiser Wilhelm Bibliothek). Zadaniem tych instytucji było krzewienie niemieckiej kultury oraz przyciągnięcie i zatrzymanie w Poznaniu Niemców, szczególnie urzędników. Służyły one „niemieckiej publiczności jako miejsce odpoczynku i orzeźwienia po ciężkiej walce na polu narodowym i gospodarczym”. W tym samym celu władze pruskie utworzyły w 1903 r. Akademię Królewską (Königliche Akademie), a w 1910 r. Teatr Miejski (Stadttheater), natomiast oddany do użytku w tym samym roku zamek cesarski (Kaiserliche Schloss) miał świadczyć o trwałości niemieckiego panowania w Wielkopolsce.

Dyrektorzy pruskiego archiwum rządowego w Poznaniu przybywali z głębi Niemiec zwykle z nikłą lub żadną znajomością Wielkopolski i nie zawsze interesowali się miejscowymi zbiorami archiwalnymi. Wszyscy byli nacjonalistami i monarchistami, misjonarzami „wyższej kultury” postawionymi na froncie walki o tryumf niemczyzny. Następcą Carla Schucharda na stanowisku kierownika archiwum był w latach 1875-78 dr Paul Clauswitz. W latach 1878-80 funkcję tę pełnił dr Carl Sattler, w latach 1880-84 dr Christian Meyer, w latach 1884-86 Bernard Endrulat i w latach 1889-1919 dr Rodgero Prümers. Ten ostatni od 1886 r. był przewodniczącym Towarzystwa Historycznego Prowincji Poznańskiej (Historische Gesellschaft für die Provinz Posen) działającego w archiwum.
Jedynym Polakiem zatrudnionym w Staatsarchiv Posen wśród niemieckich archiwistów i niemieckich biurokratów był Józef Lekszycki. Zanim uzyskał posadę w archiwum grodzkim w Poznaniu, odbył służbę w wojsku niemieckim w latach 1843-44 i ponownie w 1849 r. Pracował jako urzędnik kolejowy w Lipsku, w 1845 r. został kasjerem administracji Bazaru w Poznaniu, w 1848 r. brał udział w bitwie pod Miłosławiem, od 1850 r. działał w komisji rewizyjnej Towarzystwa Naukowej Pomocy w Poznaniu a w latach 1851-71 pracował też jako kalkulator w poznańskim Towarzystwie Kredytowym Ziemskim (Landschaft). Mimo że nie miał uniwersyteckiego wykształcenia (uczył się w gimnazjum w Lesznie), był ceniony przez niemieckie kierownictwo archiwum za dobrą znajomość staropolskich ksiąg sądowych. Słynął też jako doskonały znawca ustroju przedrozbiorowej Polski oraz dziejów i koligacji wielkopolskich rodów szlacheckich. Opiekował się zbiorami staropolskimi od 1861 r. aż do swej śmierci w 1899 r. Po nim niemieckie kierownictwo archiwum w Poznaniu nie zatrudniło już żadnego Polaka.
W 1875 r. Lekszycki wydał bezimiennie „Wykaz miejscowości, których nazwiska polskie do r. 1874 na niemieckie zmienione zostały”. W latach 1887-89 przepisał i wydał drukiem w dwóch tomach najstarsze wielkopolskie księgi ziemskie z lat 1386-99 pt. „Die ältesten grosspolnischen Grodbücher“. Józef Lekszycki współpracował także z historykiem i heraldykiem Ignacym Zakrzewskim przy wydawaniu „Kodeksu Dyplomatycznego Wielkopolski”, który ukazał się w czterech tomach w latach 1877-81. Pomagał również Teodorowi Żychlińskiemu, wydawcy „Złotej księgi szlachty polskiej”. Służył także pomocą historykom polskim przybywającym do archiwum poznańskiego „z Polski”, tj. z Krakowa, Lwowa i Warszawy. W 1959 r. grób Józefa Lekszyckiego został przeniesiony na cmentarz zasłużonych na Wzgórzu św. Wojciecha w Poznaniu.
Pracownikiem Staatsarchiv Posen, który w 1900 r. bezskutecznie starał się o zatrudnienie w tej instytucji Polaka, Józefa Paczkowskiego, był Adolf Warschauer, pracujący w poznańskim pruskim archiwum rządowym w latach 1882-1912. Miał on nadzieję pozyskać w Paczkowskim, jako znającym język polski, następcę zmarłego niedawno Józefa Lekszyckiego. Warschauer urodzony w Kępnie w rodzinie żydowskiej, gruntownie wykształcony na niemieckim uniwersytecie we Wrocławiu, znający łacinę i paleografię łacińską oraz język polski, posadę w pruskiej służbie państwowej otrzymał dzięki protekcji swoich profesorów uniwersyteckich. Był pracowitym archiwistą i dobrym historykiem, z jego dorobku chętnie korzystali niemieccy historycy i regionaliści, dla kierownictwa archiwum był użyteczny, ale niezbyt doceniany. Uporządkował i zinwentaryzował liczne zespoły akt, zwłaszcza miejskie i cechowe. Domeną Warschauera były jednak badania naukowe, którymi obejmował tematykę od średniowiecza do współczesności i od gospodarki do polityki, a oprócz tego edycja źródeł. W 1885 r. był współzałożycielem i animatorem Historische Gesellschaft für die Provinz Posen, był też redaktorem jego czasopism i głównym w nich autorem. W 1883 r. wydał drukiem kronikę Międzyrzecza a w 1888 r. notatki kronikarskie rozrzucone w poznańskich księgach miejskich. W 1892 r. opublikował najstarsze wpisy z ksiąg poznańskiej rady i ławy miejskiej oraz z ksiąg kryminalnych i rachunkowych pt. „Stadtbuch von Posen”. Pisał na temat dziejów Poznania, Gniezna, Inowrocławia, Mogilna, Pakości i Wschowy. W 1901 r. wydał pracę informującą o archiwach poszczególnych miast pt. „Die städtischen Archive in der Provinz Posen”. W pracach tych, zachowujących do dziś wysoki poziom naukowy i użytecznych dla badaczy i archiwistów, starał się przedstawiać rzeczowo i obiektywnie stosunki między ludnością polską i niemiecką w Wielkopolsce. Nie wchodził też w otwarte konflikty z polskimi historykami, nie przyłączał się do ataków na polską kulturę. Chciał jednak być dobrym Prusakiem i dobrym „Niemcem wyznania mojżeszowego”, dlatego reprezentował niemiecki punkt widzenia a w późniejszych wspomnieniach, zatytułowanych „Deutsche Kulturarbeit in der Ostmark” (Niemiecka praca kulturalna na wschodzie), w których zawarł obszerne wywody na temat pruskiego archiwum w Poznaniu, zaliczył siebie do niemieckich „kulturträgerów”. W 1903 r. został mianowany profesorem w świeżo założonej Königliche Akademie w Poznaniu, gdzie propagował historię prowincji wśród naukowców przybywających z głębi Niemiec. W 1912 r. zniechęcony brakiem perspektywy awansu, przyjął stanowisko dyrektora pruskiego archiwum państwowego w Gdańsku. W 1915 r. niemieckie władze archiwalne skierowały go do Warszawy celem przejęcia i zabezpieczenia archiwów na terenie zajętego przez Niemców Królestwa Polskiego. Do 1918 r. Warschauer był dyrektorem archiwalnym przy gubernatorze niemieckim w Warszawie i kierował niemieckim zarządem archiwalnym, który zajmował się rewindykacją akt od Rosji, ale także gromadzeniem archiwaliów dla mającego powstać niemieckiego instytutu historycznego w Warszawie. Praca ta polegała na wyszukiwaniu w polskich archiwach akt do historii zakonu krzyżackiego, Prus i ziem polskich zaboru pruskiego. Opisał ją w artykule pt. „Die deutsche Archivverwaltung bei dem Generalgouvernement Warschau und ihre wissenschaftlichen Veröffentlichungen, Forschungen zur brandenburgischen und preussischen Geschichte” (Niemiecki zarząd archiwalny przy generalnym gubernatorze warszawskim i jego publikacje naukowe i badania do historii Brandenburgii i Prus). W 1918 r. wyjechał do Berlina, gdzie zmarł w 1930 r.

Już w 1860 r. sekretarz Sądu Apelacyjnego w Bydgoszczy, Berndes, który bez znajomości ustroju sądownictwa staropolskiego sporządzał spis akt bydgoskich, nie wyodrębnił w nim ksiąg sądów ziemskich. Zarówno w tym spisie (zwanym „Repertorium”), jak i w korespondencji na temat transportu ksiąg do Poznania używał wyłącznie nazwy „Grodbücher”. Złączył też ciągłą numeracją księgi różnych zespołów pod nazwą miejscowości, w których odbywały się sądy. Także w Poznaniu archiwiści niemieccy utrwalili termin „Grodbücher” na oznaczenie wszystkich ksiąg sądów staropolskich. Podporządkował się tej tradycji nawet Józef Lekszycki, który publikowane w latach 1887-89 najstarsze księgi ziemskie nazwał grodzkimi (Grodbücher). We wstępie do drugiego tomu wydawnictwa wyjaśnił, że wspomniane księgi są ziemskimi a nie grodzkimi, jednak tytułu nie zmienił. Także następcy Lekszyckiego traktowali księgi ziemskie jako serię czy dział ksiąg grodzkich. Stosując tę metodę, około 1879 r. dr Sattler wyłączył spomiędzy ksiąg grodzkich tzw. manuskrypty, które obejmowały przechowywane w przedrozbiorowych archiwach grodzkich zbiory oryginalnych papierowych dyplomów królewskich oraz ich kopie, a także oprawne kopiariusze, księgi kościołów i klasztorów, zbiory dokumentów do dziejów rodzin, listy, kroniki, nekrologi itp. Materiały te spisał w „Verzeichniss der im Staatsarchiv zu Posen vorhandenen Manuscripte und Urkundensammlungen mit Ausnahme der Gerichtsbücher“ (Spis rękopisów i zbiorów dokumentów znajdujących się Archiwum Państwowym w Poznaniu z wyjątkiem ksiąg sądowych) sporządzonym według układu rzeczowego akt, z pominięciem ich przynależności kancelaryjnej. Zignorowanie proweniencji akt przyczyniło się do rozbicia i rozproszenia zawartości historycznych, przedrozbiorowych archiwów grodzkich i pozostawienia w nich wyłącznie ksiąg, mimo że pierwotne archiwa grodzkie przechowywały także inne tzw. formy kancelaryjne (dokumenty, luźne ekstrakty i pisma, depozyty szlacheckie, „urządzenia” kancelaryjne i archiwalne). Tę samą metodę zastosowali archiwiści niemieccy, sporządzający spis ksiąg grodzkich i ziemskich w związku z przejmowaniem archiwum przez polską służbę archiwalną po I wojnie światowej. Podzielili księgi według nazw miejscowości, w których odbywały się sądy, co doprowadziło do rozbicia zespołów na przypadkowe grupy. Zanikły w nich zupełnie sądy ziemskie jako samodzielna instytucja, nie mówiąc już o sądach działających okresowo. Zwyczajem archiwów XIX w. było też sporządzanie tzw. sumariuszy ułatwiających prowadzenie kwerend. W 1879 r. Józef Lekszycki zestawił sumariusz akt pochodzących z różnych kancelarii, w którym spisał księgi różnych grodów i sądów ziemskich, a także księgi ławnicze, wójtowskie, radzieckie, burmistrzowskie i rachunkowe niektórych miast, wreszcie księgi hipoteczne powiatu bydgoskiego i Obwodu Nadnoteckiego z lat 1772-1806 pt. „Verzeichniss über sämtliche Grodbücher sowie über die Gerichtsbücher einiger Städte und Hypotekenbücher des Bromberger Kreises, gefertigt im Jahre 1879 im Monat August von J. v. Lekszycki“ (Spis wszystkich ksiąg grodzkich jak również ksiąg sądowych kilku miast i ksiąg hipotecznych powiatu bydgoskiego). Sporządził także skorowidze pt. „Ortsverzeichniss der Grundacten verschiedener Gerichte” (Wykaz miejscowości do akt gruntowych /katastrów/ różnych sądów) oraz „Namenregister zu den Grundacten” (Wykaz nazwisk do akt gruntowych). Były to repertoria pomocnicze, służące łatwiejszej orientacji w zbiorze akt gruntowych, spisanych w „Verzeichniss der Grundakten” zawierającym akta sądów z okresu Wielkiego Księstwa Poznańskiego w sprawach hipotecznych. Nie było to właściwe repertorium, lecz zszyty w jeden tom zbiór spisów, które wraz z aktami zostały oddane przez poszczególne sądy do Archiwum. Zestawił także skorowidz miejscowości objętych aktami gruntowymi, ułożony alfabetycznie według sądów. Pomijanie przynależności kancelaryjnej i archiwalnej, tj. proweniencji akt było metodą powszechnie stosowaną przez archiwistów niemieckich w Staatsarchiv Posen. Stosując tę metodę Adolf Warschauer w 1897 r. założył 2-tomowe „Specialrepertorium der Akten betreffend die Stadt Posen” (Repertorium akt dotyczących miasta Poznania), w którym złączył w jedną całość akta będące własnością samorządową z aktami władz państwowych. Znalazły się w nim akta zdeponowane przez magistrat miasta Poznania, a także akta dotyczące miasta Poznania, wyłączone z registratur urzędów, które je wytworzyły. Około 1900 r. dr Warschauer poprawnie wykonał skorowidz kartkowy do działów Miscellanea i Varia miejskie poznańskie, który ponaklejano na arkusze i oprawiono w jeden tom. Depozyty wszystkich miast w Wielkim Księstwie Poznańskim spisał w „Deposita der Städte“. W 1912 r. sporządził repertorium archiwum rodu Sułkowskich z Rydzyny, będące w posiadaniu Towarzystwa Przyjaciół Nauk, pt. „Das Sulkowskische Archiv, früher im Schlosse zu Reisen, jetzt im Besitz der Gesellschaft der Freunde der Wissenschaften (Towarzystwo Przyjaciół Nauk) zu Posen“. Ale już dokumenty odnoszące się do posiadłości ordynacji rydzyńskiej, przejęte z archiwum tej ordynacji na własność państwa pruskiego, zostały wpisane w Staatsarchiv Posen do repertorium miast pod „Rydzyna“. Mając do dyspozycji repertorium dokumentów klasztornych, sporządzone w 1860 r. przez Ernesta Strehlkego, do 1879 r. archiwiści niemieccy Carl Schuchard i Carl Sattler sporządzili w Staatsarchiv Posen 29 repertoriów tychże dokumentów, w których spisali dyplomy pochodzące z poszczególnych klasztorów, np. „Blesen, Cistercienserkloster, Urkundenverzeichniss“ (Spis dokumentów klasztoru cystersów w Bledzewie). Ale już pozostałe dokumenty znajdujące się w Staatsarchiv Posen, nie ujęte w repertorium Strehlkego, uporządkowali w układzie rzeczowym na podstawie ich treści, tworząc działy o nazwach: „Allgemeine Historische“, „Allgemeine Geistliche“ i „Personen“. Dyplomy dotyczące miast i wsi wpisali do repertorium pt. „Orte“, przy czym dyplomy zdeponowane przez miasto Poznań miały osobne repertorium. Wpisanie do odrębnego repertorium dokumentów odnoszących się do miejscowości zburzyło pierwotny układ kancelaryjny dokumentów i ich przynależność do archiwum odbiorcy. Kolejną zasadą porządkowania archiwaliów, stosowaną przez niemiecki zarząd archiwum w Poznaniu było rozbijanie registratur przejmowanych od władz administracyjnych na akta generalne i akta specjalne, dotyczące miejscowości. Te ostatnie wpisywano do repertoriów miast względnie wsi. Skutkiem tego repertoria miast i wsi zawierały akta najrozmaitszej proweniencji. Metodę tę, polegającą na rzeczowym łączeniu akt dotyczących danego zagadnienia z pominięciem zasady proweniencji, zastosował dr Carl Sattler porządkując około 1880 r. aktową dokumentację klasztorną. Sporządzone przez niego „Repertorium der Klösterakten” zawiera akta różnej proweniencji, tj. zarówno księgi i akta klasztorne, jak i akta wytworzone przez urzędy pruskie w XIX w., prowadzące kasatę klasztorów w Wielkim Księstwie Poznańskim. Pod koniec XIX w. w Staatsarchiv Posen opracowano 27 tomów indeksów ważniejszych nazwisk, miejscowości i niektórych urzędów występujących w księgach niespornych kilku sądów grodzkich i ziemskich wielkopolskich. Autorem większości z nich był J. Lekszycki. Po śmierci J. Lekszyckiego archiwiści niemieccy w Poznaniu założyli tzw. „Adelsrepertorium” (Repertorium szlacheckie) w 24 tomach dla ułatwienia poszukiwań genealogicznych. Jednocześnie Adolf Warschauer, Christian Meyer, Max Baer i Rodgero Prümers wykonali indeksy kartkowe do ksiąg grodzkich poznańskich z lat 1440-1793, które naklejono na karty i oprawiono w 1917 r. Od 1900 r. dr Prümers skartkował tzw. tabele wasalów i akta homagialne.

Podczas gdy w Warszawie wydawano już polskie akty prawne dotyczące archiwów i organizacji państwowej sieci archiwalnej, teren zaboru pruskiego nadal był traktowany przez rząd pruski jako integralna część Rzeszy. Upadek monarchii austro-węgierskiej i dezorganizacja aparatu władzy w Rosji umożliwiły przekształcenie się tamtejszej polskiej organizacji państwowej w niepodległe państwo, natomiast w Niemczech nawet upadek monarchii nie zlikwidował dotychczasowego systemu władzy lokalnej, zdecydowanej za wszelką cenę utrzymać przy Rzeszy tereny zdobyte w wyniku rozbiorów Polski (urzędnicy niemieccy stanowili w zaborze pruskim ponad 8% jego ludności, podczas gdy w zaborze rosyjskim urzędnicy rosyjscy stanowili tylko 1% ludności). W wielu miejscach zaboru pruskiego nadal germanizowano administrację, rozpędzano wiece polskie, przeprowadzano samowolne aresztowania, uznając te tereny za odwiecznie niemieckie. Władze pruskie nie wydały nawet zgody na wyjazd do Warszawy Władysława Seydy i Wojciecha Trąmpczyńskiego, którzy mieli reprezentować zabór pruski w tzw. rządzie trójzaborowym, który próbowano utworzyć w październiku 1918 r. W listopadzie 1918 r. władze powołały ochotniczą formację, Heimatschutz-Ost (obrona ojczyzny-wschód), której rzeczywistym zadaniem było utrzymanie wschodnich prowincji przy Rzeszy. W wyniku zdecydowanych protestów strony polskiej rząd berliński oddziały te rozwiązał, powołując jednak na ich miejsce inne, pod nazwą Grenzschutz (obrona granicy).

Tymczasem już w lipcu 1918 r. w Wielkopolsce trwały przygotowania do przejęcia władzy z rąk zaborcy pruskiego. Prowadził je zakonspirowany endecko-chadecki Centralny Komitet Obywatelski, powstały z przekształcenia Koła Międzypartyjnego, zawiązanego w Poznaniu wkrótce po wybuchu I wojny światowej. Także posłowie polscy w parlamencie Rzeszy manifestowali dążenie ludności polskiej zaboru pruskiego do oderwania się od Prus i połączenia z resztą ziem polskich, a ks. Antoni Stychel z Poznania i Wojciech Korfanty z Górnego Śląska domagali się zwrotu Polsce Poznańskiego, Pomorza, Prus Wschodnich i Zachodnich oraz Górnego Śląska. Wystąpienia te wywołały falę protestów zarówno rządu pruskiego jak i niemieckich partii politycznych, dopuszczających istnienie państwa polskiego jedynie na terenie Królestwa Polskiego. Także koalicja zachodnia wyraziła zgodę na utrzymanie władzy niemieckiej na terenie zaboru pruskiego, pozostawiając konferencji pokojowej podjęcie ostatecznej decyzji w tej sprawie. Podobnie rozejm podpisany w Compiègne 11 listopada 1918 r. zawierał artykuł mówiący, że wojska niemieckie znajdujące się na dawnym terytorium Rosji mają wrócić do tych garnizonów, które znajdują się w granicach Niemiec z 1 sierpnia 1914 r. W początku listopada 1918 r. po wybuchu rewolucji w Niemczech i obaleniu monarchii Hohenzollernów, władzę w całej Rzeszy przejmowały rady robotniczo-żołnierskie (Arbeiter und Soldatenrat). Rewolucja dotarła także do Poznania, gdzie załoga Cytadeli wyłoniła pierwszą radę żołnierską (Soldatenrat). Zrewoltowani niemieccy marynarze i żołnierze organizowali wiece, uwalniali więźniów, napadali na oficerów nie tylko w Poznaniu, ale także w innych miastach zaboru pruskiego. W tej sytuacji nadprezydent prowincji, Johann von Eisenhart-Rothe zwrócił się do Władysława Seydy, prezesa Koła Polskiego w parlamencie Rzeszy, z propozycją powołania przez Polaków komitetu, który byłby w stanie przywrócić spokój i porządek w mieście. Zwołani działacze polscy postanowili wówczas ujawnić Komitet Obywatelski m. Poznania i Centralny Komitet Obywatelski i przejąć inicjatywę.

Dnia 11 listopada 1918 r. Komitet Obywatelski przybrał nazwę Rady Ludowej, a Centralny Komitet Obywatelski przemianowano na Naczelną Radę Ludową. Korzystając z rzeczywistej władzy gremia te odwołały nadburmistrza Poznania, Ernsta Wilmsa i 12 listopada powołały na to stanowisko Polaka, Jarogniewa Drwęskiego. Powołano także kierownictwo Naczelnej Rady Ludowej w postaci trzyosobowego Komisariatu, w skład którego weszli: ks. Stanisław Adamski z Poznania, Wojciech Korfanty z Górnego Śląska i Adam Poszwiński z Inowrocławia. W porozumieniu z przedstawicielami ludności niemieckiej i żydowskiej Poznania polscy działacze powołali Straż Obywatelską, po czym wprowadzili w jej skład polską konspiracyjną Straż Ludową, która zdominowała to gremium i narzuciła mu swoją nazwę. Także przywódcy konspiracyjnej Polskiej Organizacji Wojskowej Zaboru Pruskiego z Wincentym Wierzejewskim na czele, w drodze zamachu przejęli kierownictwo poznańskiej Rady Robotniczo-Żołnierskiej, co dało im możliwość kontrolowania poznańskich władz wojskowych. Utworzyli Tajny Sztab Wojskowy, który prowadził wywiad, gromadził polskich oficerów i broń. POW szykowało się do walki zbrojnej, chociaż kierownicy polskiego życia politycznego w Wielkopolsce obawiali się, że mimo klęski wojennej Niemcy będą jeszcze dość silne, by polskie powstanie utopić we krwi.

Powstanie w Poznaniu wybuchło spontanicznie 27 grudnia 1918 r. w sytuacji, gdy do hotelu Bazar, w którym przebywał Ignacy Jan Paderewski, zbliżał się protestujący pochód niemieckich żołnierzy i ludności cywilnej. Natychmiast inicjatywę przejął Tajny Sztab Wojskowy, kierując do walki oddziały Straży Ludowej i Służby Straży i Bezpieczeństwa. Przystąpili do niej także bojowcy z POW. Jednocześnie przedstawiciele Rady Robotniczo-Żołnierskiej oraz Komisariat NRL prowadzili pertraktacje z Niemcami, żądając autonomii do czasu rozstrzygnięcia losu ziem polskich przez konferencję pokojową. Nie czekając na wynik pertraktacji, Polacy zorganizowali Komendę Główną Wojsk Powstańczych, która werbowała oficerów i żołnierzy i oczyszczała miasto z wojsk niemieckich. Dnia 3 stycznia 1919 r. Komisariat Naczelnej Rady Ludowej zdecydował się poprzeć ruch powstańczy i przejąć władzę na wyzwolonym terenie. O fakcie tym poinformowano rząd Prus 8 stycznia 1919 r. Także w styczniu 1919 r. polskie kierownictwo polityczne wysłało do Warszawy polskich posłów wyłonionych w ostatnich wyborach do parlamentu niemieckiego, jako reprezentację zaboru pruskiego w polskim Sejmie Ustawodawczym. Jednak tereny wyzwolone przez powstanie nie miały żadnych oficjalnych powiązań z Polską a stanowiły jedynie quasi-samodzielny twór położony w granicach Rzeszy Niemieckiej, nie uznawany przez rząd pruski. Powstanie Wielkopolskie i jego zdobycze uratowały państwa Ententy, zmuszając Niemcy 16 lutego 1919 r. w Trewirze do zawarcia rozejmu i wytyczając linię demarkacyjną. Do zawarcia zawieszenia broni z Niemcami na froncie wielkopolskim przyczyniła się dyplomacja polska, szczególnie starania Komitetu Narodowego Polskiego w Paryżu. W takiej sytuacji nowe władze rozpoczęły repolonizację urzędów i szkolnictwa, a także przystąpiły do formowania regularnej armii oraz zabezpieczania jej zaplecza aprowizacyjnego.Projekt traktatu pokojowego, przedstawiony delegacji niemieckiej w Paryżu w maju 1919 r. spowodował w Rzeszy Niemieckiej wielkie wzburzenie i rozpoczęcie przygotowań do wznowienia walk o Wielkopolskę. W tej sytuacji Komisariat Naczelnej Rady Ludowej podjął decyzję o podporządkowaniu Armii Wielkopolskiej Naczelnemu Dowództwu Wojska Polskiego. Dnia 1 czerwca 1919 r. w Wielkopolsce przeprowadzono też wybory uzupełniające do Sejmu Ustawodawczego, a 28 czerwca 1919 r. Niemcy podpisały traktat pokojowy, na mocy którego Wielkopolska i część Pomorza zostały przyłączone do Polski.

W listopadzie 1918 r. Wydział Wykonawczy Rady Robotniczo-Żołnierskiej w Poznaniu powołał 41 polskich kontrolerów, których zadaniem było nadzorowanie w imieniu Komisariatu Naczelnej Rady Ludowej głównych urzędów cywilnych i wojskowych w mieście i na prowincji. Poznańska Rada Robotniczo-Żołnierska podjęła też inicjatywę zmierzającą do przejęcia pruskiego archiwum państwowego w Poznaniu pod zarząd polski. W tym celu 15 listopada 1918 r. mianowała prof. Józefa Kostrzewskiego, wówczas asystenta Muzeum Towarzystwa Przyjaciół Nauk, swoim decernentem (referentem) dla spraw archiwum państwowego i muzeum prowincjonalnego w Poznaniu, przydzielając mu do pomocy ks. dr Kamila Kantaka, archiwistę diecezjalnego w Poznaniu. Zadaniem decernatu archiwalno-muzealnego była opieka nad całością zbiorów państwowych, zagrożonych ewentualnym wywiezieniem do Niemiec. W styczniu 1919 r. na mocy rozporządzenia Komisariatu Naczelnej Rady Ludowej decernentem archiwalnym został mianowany ks. prof. Stanisław Kozierowski. Archiwum nadal jednak pozostawało w rękach dotychczasowego zarządu niemieckiego, który też załatwiał tam bieżące sprawy. W marcu 1919 r. z okazji 50-lecia założenia pruskiego archiwum państwowego w Poznaniu A. Warschauer, wówczas dyrektor pruskiego archiwum państwowego w Gdańsku, opublikował artykuł pt. „Zur Geschichte des preussichen Staatsarchiv zu Posen. Korrespondenzblatt des Gesamtvereins des deutschen Geschichts und Altertumsvereine“ (Do historii pruskiego archiwum państwowego w Poznaniu. Dziennik korespondencyjny powszechnego towarzystwa niemieckiej historii i archeologii). W burzliwym czasie walki zbrojnej i dyplomatycznej o połączenie ziem zaboru pruskiego z niepodległym już państwem polskim oraz starań o repolonizację urzędów i instytucji, 5 kwietnia 1919 r. Komisariat Naczelnej Rady Ludowej wypowiedział pracę urzędnikom niemieckim i mianował dyrektorem Archiwum Państwowego w Poznaniu prof. Józefa Paczkowskiego, kierownika Wydziału Archiwów Państwowych w Warszawie. Na miejscu w Poznaniu zastępował go prof. Bolesław Erzepki, w latach 1919-20 faktyczny kierownik tej instytucji. On to 16 kwietnia 1919 r. przejął archiwum od ustępującego zarządu niemieckiego, reprezentowanego przez dr Georga Kupkego. Równocześnie zniesiono decernat archiwalny przy Komisariacie Naczelnej Rady Ludowej. W 1920 r. po ustąpieniu prof. Erzepkiego kierownictwo Archiwum objął prof. Kazimierz Kaczmarczyk, archiwista miejski z Krakowa, mianowany wicedyrektorem przez Ministra b. dzielnicy pruskiej, a następnie, po ustąpieniu prof. J. Paczkowskiego, w 1925 r. mianowany dyrektorem Archiwum Państwowego w Poznaniu przez Ministra Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego.

Prof. Józef Paczkowski opracował projekt rozporządzenia o tymczasowej organizacji archiwów w byłej dzielnicy pruskiej, zatwierdzony 2 lutego 1920 r. przez ministra byłej dzielnicy pruskiej. Umożliwiło to objęcie opieką państwową licznych registratur władz państwowych, samorządowych i kościelnych, których akta pozostawały poza archiwum. Mocą tego rozporządzenia utworzono Urząd Główny Archiwów Państwowych b. Dzielnicy Pruskiej pod kierownictwem naczelnego dyrektora, podlegający bezpośrednio Ministrowi b. Dzielnicy Pruskiej. Urząd zorganizowano na wzór centralnej administracji archiwalnej w Warszawie, z myślą o połączeniu ich w przyszłości w jednolitą administrację, obejmującą całe państwo. Naczelnym Dyrektorem Urzędu Głównego w Poznaniu został 4 maja 1919 r. mianowany prof. Paczkowski, natomiast na stanowiska referentów Urzędu powołano urzędników Archiwum Państwowego. Jako ciało doradcze Urzędu utworzono Radę archiwalną byłej dzielnicy pruskiej, składającą się z przedstawicieli departamentów Ministerstwa, delegatów większych samodzielnych urzędów, osobistości zajmujących się zawodowo archiwami oraz urzędników archiwalnych. Do kompetencji Urzędu Głównego należało przejmowanie archiwaliów od rządu niemieckiego, delegowanie rzeczoznawców przy zawieraniu konwencji archiwalnych w sprawie dzielnicy, administracja ogólna archiwów dzielnicy, organizowanie nowych archiwów, przygotowanie i wyszkolenie urzędników, nadzór nad registraturami urzędów państwowych i opieka nad archiwami i registraturami gmin i ciał autonomicznych oraz nad archiwami prywatnymi. Urząd Główny opracował też statut własny i Archiwum Państwowego w Poznaniu i przystąpił do kompletowania personelu archiwum. Po likwidacji Ministerstwa b. Dzielnicy Pruskiej w 1922 r. Archiwum Państwowe w Poznaniu weszło w skład polskiej państwowej sieci archiwalnej, podległej Wydziałowi Archiwów Państwowych w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego w Warszawie.

W okresie międzywojennym Archiwum Państwowe w Poznaniu obejmowało zakresem swych kompetencji terytorium Wielkopolski i Pomorza w ówczesnych ich granicach administracyjnych. Dlatego w 1923 r. podporządkowano mu Archiwum Komisji Generalnej dla Prus Zachodnich i Wielkopolski w Bydgoszczy, które jako oddział archiwum poznańskiego także gromadziło akta urzędów administracji państwowej. Bydgoskim Oddziałem Archiwum Państwowego w Poznaniu od 1919 r. kierował Mieczysław Białynia-Rzepecki, a od 1927 r. Tadeusz Esman. Już w pierwszych latach po zakończeniu I wojny światowej Archiwum w Poznaniu przejęło akta Naczelnego Prezesa Prowincji Poznańskiej oraz prezesów Rejencji w Poznaniu i w Bydgoszczy z ostatnich dziesiątek lat ich działalności. Przejmowano także akta Komisariatu Naczelnej Rady Ludowej w Poznaniu, Rad Robotniczo-Żołnierskich i Ministerstwa b. Dzielnicy Pruskiej, a w latach 30. akta Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu i Kuratorium Okręgu Szkolnego Poznańskiego. W 1926 r. Archiwum przejęło także zasób zlikwidowanego w tym czasie Archiwum Państwowego w Kaliszu, w tym akta byłej Guberni Kaliskiej. W czasie inwazji bolszewickiej 1920 r. Archiwum Państwowe w Poznaniu przyjęło na przechowanie około 1000 j.a. akt Gubernatora Wileńskiego, wywiezionych z Archiwum Państwowego w Wilnie. Oprócz porządkowania archiwaliów, pracownicy Archiwum wykonywali kwerendy ważne dla repolonizacji urzędów państwowych i samorządowych, służące ustalaniu nazw miejscowości, dat ich założenia, rysunku ich herbów i pieczęci oraz nazw rzek i jezior, a także uprawnień leśnych i rybołówczych wspólnot wiejskich. Prowadzono również poszukiwania genealogiczne i naukowe. Szczególne znaczenie miała kwerenda wykonana w latach 1920-24 przez dyrektora Kaczmarczyka, Leona Białkowskiego i innych dla delegacji polskiej działającej w Komisji Odszkodowań w Paryżu. Archiwum dostarczyło dowodów na to, że na wykazaną przez Niemców ilość 725694 ha ziemi i lasów na terenie Wielkopolski i Pomorza, za które żądali od Polski odszkodowania jako za własność państwową niemiecką, przejętą przez Polskę na mocy traktatu wersalskiego, 355841 ha było przed rozbiorami Polski własnością królów polskich. Za te grunty, jako za dawne polskie królewszczyzny skarb państwa polskiego nie musiał wypłacić Niemcom odszkodowania w wysokości blisko 300 milionów marek niemieckich w złocie. Komisja Odszkodowań przyjęła także wnioski polskie co do 25 tys. królewszczyzn, dla których znaleziono tylko dowody pośrednie. Dzięki temu ostateczna suma zaoszczędzona przez skarb państwa polskiego dzięki pracy archiwistów poznańskich wyniosła około 500 milionów złotych. W okresie międzywojennym, korzystając z zasobu Archiwum Państwowego w Poznaniu, ks. Stanisław Kozierowski, działacz Polskiego Towarzystwa Heraldycznego, prezes Wydziału Historyczno-Literackiego PTPN, redaktor Roczników Towarzystwa Przyjaciół Nauk Poznańskiego, zgromadził olbrzymie materiały do dziejów osadnictwa, onomastyki, heraldyki i genealogii średniowiecznej Wielkopolski.

Traktat wersalski podpisany 28 czerwca 1919 r. pominął sprawę wydania przez Niemcy archiwaliów i innych dóbr kultury Polsce, mimo że przewidywał wydanie przez Niemcy takich dóbr Belgii, Francji i Japonii. Jednak podstawę do dalszych rokowań dawał artykuł 92 traktatu pozwalający na odrębne rokowania w sprawach nieuregulowanych w traktacie a wynikających z przekazania Polsce określonych terytoriów. Duży wkład pracy w wynegocjowanie odpowiednich dla Polski postanowień układów międzynarodowych o wymianie akt wniósł kierownik Wydziału Archiwów Państwowych, Józef Paczkowski. Szczególnie w rokowaniach archiwalnych z Niemcami wykazywał wielką konsekwencję i nieustępliwość, podyktowane prawdziwą troską o dobro administracji polskiej na odzyskanych ziemiach, o dobro archiwów polskich oraz polskiej nauki archiwalnej i historycznej. W sposób najbardziej zdecydowany i kompetentny bronił polskiej racji stanu, mimo że doznawał wielu przykrości ze strony urzędników i naukowców warszawskich, członków polskich delegacji rządowych na te rokowania. Pomijanie go lub odsuwanie od udziału w pertraktacjach rewindykacyjnych było uzasadniane faktem jego długoletniej pracy w pruskiej służbie archiwalnej. Józef Paczkowski pochodził bowiem z okolic Gniezna, uczył się w gimnazjum Marii Magdaleny w Poznaniu, studiował historię w Berlinie i Lipsku. Od 1890 r. pracował w bibliotece państwowej w Berlinie, w 1900 r. miał nadzieję na uzyskanie posady w pruskim archiwum państwowym w Poznaniu. Władze jednak przydzieliły go do archiwum państwowego w Berlinie, a w 1904 r. do pruskiego archiwum państwowego w Gdańsku, gdzie był potrzebny urzędnik ze znajomością języka polskiego, a skąd Paczkowski odszedł w 1905 r. Ze służby pruskiej zwolnił się od 1 lutego 1919 r. i przeniósł się z Berlina do Warszawy, gdzie został przez ministra wyznań religijnych i oświecenia publicznego powołany na stanowisko kierownika Wydziału Archiwów Państwowych. Prace w ramach Komisji Zdawczo-Odbiorczej dla rewindykacji akt z Niemiec, zakończone niezbyt pomyślnie w 1926 r., toczyły się częściowo w archiwum poznańskim. Józef Paczkowski brał także udział w rokowaniach polsko-gdańsko-niemieckich na temat podziału archiwum gdańskiego między Polskę i Wolne Miasto Gdańsk, w którym trzecią stroną stały się Niemcy wbrew postanowieniom traktatu wersalskiego. Brak ostatecznego uregulowania tej sprawy był skutkiem bardzo silnej pozycji strony niemieckiej, popieranej przez władze zwierzchnie w Berlinie, którym zależało na utrzymaniu archiwum gdańskiego w rękach niemieckich (w archiwum gdańskim nie było ani jednego polskiego pracownika). Aby nie dopuścić do podziału zasobu tego archiwum, już w 1919 r. władze niemieckie przewoziły najważniejsze archiwalia do pruskiego archiwum w Szczecinie, a w następnych latach do Berlina-Dahlem. W tej sytuacji stronie polskiej pozostała jedynie możliwość odebrania z archiwum gdańskiego znajdujących się tam na prawach depozytu archiwaliów miast i wsi pomorskich z lat 1326-1918 z terenów przekazanych Polsce postanowieniami traktatu wersalskiego. Ostateczne przejęcie depozytów polskich i przekazanie ich do Archiwum Państwowego w Poznaniu nastąpiło w 1936 r. przy współudziale Polsko-Niemieckiej Komisji Zdawczo-Odbiorczej.

Po wybuchu II wojny światowej, w pierwszych dniach września 1939 r. dyrekcja Archiwum Państwowego w Poznaniu przeprowadziła, przygotowaną wcześniej, ewakuację najcenniejszego zasobu na wschód. Jednak pociąg wiozący archiwalia został zbombardowany i zawrócony przez Niemców do Poznania. Dnia 10 IX 1939 r. Archiwum Państwowe w Poznaniu zostało przejęte przez niemieckie władze okupacyjne i przemianowane na Archiwum Rzeszy dla Kraju Warty w Poznaniu (Reichsarchiv Wartheland in Posen). Zakresem swych kompetencji obejmowało cały Obwód Rzeszy Kraj Warty (Reichsgau Wartheland). Administracyjnie podlegało Namiestnikowi Rzeszy (Reichsstatthalter), Arturowi Greiserowi, a merytorycznie Dyrektorowi Archiwów w Berlinie. Dyrektorem Reichsarchiv Posen został dr Hermann Gollub z Wrocławia. W 1941 r. stanowisko to objął dr Erich Sandow, a w 1942 r. dr Erich Weise. Dyrektor K. Kaczmarczyk został wysiedlony do Generalnego Gubernatorstwa, natomiast archiwistów polskich pochodzących z Wielkopolski pozostawiono w służbie pod nadzorem niemieckiego kierownictwa. Przez cały okres okupacji hitlerowskiej niemiecki zarząd Reichsarchiv Posen gromadził w Poznaniu akta z całego terytorium przedwojennej Polski przyłączonego do Rzeszy Niemieckiej (Kraj Warty obejmował także Łódź). Archiwum przejmowało i nadmiernie brakowało akta polskich urzędów administracji państwowej i samorządowej szczebla wojewódzkiego i powiatowego, akta szkolne, akta organizacji politycznych i społecznych, cechów rzemieślniczych, a także archiwalia osób i rodzin szlacheckich: Chłapowskich, Skórzewskich, Mycielskich i wielu innych, z majątków ziemskich skonfiskowanych przez okupanta. Przejęło także akta Archiwum Kapitulnego i Konsystorza Arcybiskupiego w Poznaniu, zasób Archiwum Diecezjalnego we Włocławku, akta parafii i dekanatów z terenów przyłączonych do Rzeszy i wiele innych. Przewieziono do archiwum także akta grodów kaliskiego, konińskiego, kruszwickiego, łęczyckiego i wieluńskiego, przechowywane w Warszawie, a także wiele akt wytworzonych poza historyczną Wielkopolską. Natomiast z zasobu Reichsarchiv Posen wydzielono akta miasta Poznania wytworzone przed 1793 r. i utworzono dla nich odrębne Archiwum Miejskie (Stadtarchiv) w budynku dawnego lombardu przy ul. Sierocej. W latach 1942-44, w obawie przed zbliżającym się frontem, najstarsze i najcenniejsze materiały archiwalne zostały przez władze niemieckie wywiezione do Niemiec lub ukryte na terenach podległych Rzeszy. W końcu stycznia 1945 r. budynek archiwum, dawny zamek królów polskich i starostów generalnych Wielkopolski, znalazł się na linii frontu, stanowiąc wraz z innymi gmachami państwowymi III Rzeszy punkt oporu przeciw nacierającej Armii Czerwonej. Skutkiem tego spłonął, a wraz z nim zagładzie uległo ponad 320 tys. j.a. akt miast i cechów wielkopolskich, akt urzędów z okresu Księstwa Warszawskiego i wiele innych materiałów z końca XVIII i z XIX-XX w., a wśród nich akta własne Staatsarchiv Posen z lat 1869-1919 i Archiwum Państwowego w Poznaniu z lat 1919-39, nie licząc dokumentów, map, tłoków pieczętnych i fotografii. W 1957 r. tak tragedie tę opisał były dyrektor K. Kaczmarczyk: „W sobotę 20 stycznia 1945 r. rozpoczęła się gremialna, paniczna ucieczka Niemców z Poznania. Wieczorem tego samego dnia zjawił się w Archiwum dr Weise, niemiecki jego kierownik i oświadczył kustoszowi Kaletce, że Archiwum „jest rozwiązane”. Gmach archiwum obsadziły oddziały wojska niemieckiego, które z archiwum i z sąsiednich obiektów jak poczta i sąd apelacyjny zrobiły punkty oporu przeciw wojskom radzieckim. Dnia 29 stycznia wieczorem gmach archiwalny objął pożar, który obrócił go w perzynę wraz ze znajdującymi się w nim zbiorami. Po tysiącach fascykułów akt i ksiąg i po drewnianych regałach pozostała jedynie warstwa popiołu 20 cm grubości.”

Tuż po ustaniu okupacji hitlerowskiej, już w lutym 1945 r. polscy archiwiści podjęli starania o zwiezienie do archiwum akt, ewakuowanych i ukrytych przez Niemców na terenie Poznania i Wielkopolski. Tak szybkie podjęcie działań było zasługą obecnego w Poznaniu kustosza Adama Kaletki, który otrzymał z Urzędu Wojewódzkiego upoważnienie do zorganizowania Archiwum Państwowego i przejęcia jego kierownictwa. W okolicznych szkołach, kościołach i dworach odnaleziono m.in. księgi ziemskie i grodzkie wytworzone po 1500 r. oraz wiele akt prywatnych i akt majątków ziemskich. Natomiast księgi sprzed 1500 r., dokumenty pergaminowe i inne cenne archiwalia wróciły z Goslar w Niemczech Zachodnich w roku 1947. Przywieziono także ogromny zbiór ksiąg metrykalnych, utworzony przez Niemców w klasztorze w Gostyniu, kartotekę procesów o czary i wiele innych materiałów, a wśród nich akta urzędów pruskich z XIX-XX w. wytworzone na terenie Ziemi Lubuskiej, która w okresie powojennym należała do województwa poznańskiego. Wszystkie te materiały lokowano w piwnicach wypalonego gmachu Archiwum oraz w należącym do niego budynku mieszkalnym. Latem 1945 r. Archiwum otrzymało na swoje cele kilka pomieszczeń w byłym zamku cesarskim (dawniej Kaiserliche Schloss) w Poznaniu, który był w tym czasie w posiadaniu Uniwersytetu Poznańskiego. W 1947 r. Archiwum powiększyło się o pomieszczenia w budynku przy ul. Stawnej, użytkowanym przez Archiwum Miejskie w Poznaniu. Z dniem 22 lipca 1951 r. Archiwum przeniosło się do odbudowanego gmachu dawnego Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, gdzie mieści się do dnia dzisiejszego. Do czasu uzyskania budynku po Sądzie Apelacyjnym nie mogły być prowadzone na szerszą skalę prace porządkowe i inwentaryzacyjne. Przejmowane materiały były głównie dzielone na zespoły lub zbiory według proweniencji. Księgi ziemskie i grodzkie układano na półkach w kolejności chronologicznej w ramach serii i w ten sposób udostępniano je do badań. Inne zespoły wymagały uporządkowania i inwentaryzacji. W 1951 r. na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, Archiwum Państwowe w Poznaniu przejęło zasób Archiwum Miejskiego w Poznaniu, łącznie z magazynem przy ul. Sierocej. Dopiero w roku 1958 wróciły do Poznania najstarsze i najcenniejsze dokumenty, wywiezione pod koniec okupacji hitlerowskiej do Niemiec i stamtąd zabrane do Moskwy, wśród nich dokument Zbiluta dla cystersów w Łeknie z 1153 r. Równocześnie z przejmowaniem akt wydzielano z zasobu Archiwum Państwowego materiały obcej proweniencji, m.in. należące przed wojną do Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu i Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie. W latach 60. i 70. XX w. kierownictwo Archiwum z własnej inicjatywy przekazało znaczne ilości materiałów archiwalnych do powołanych na początku lat 50. archiwów powiatowych oraz do archiwów wojewódzkich w Zielonej Górze i Bydgoszczy. W okresie międzywojennym i od 1945 r. instytucja nosiła nazwę: Archiwum Państwowe w Poznaniu. W 1952 r. nazwę zmieniono na: Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Poznaniu, a w 1957 r. na: Archiwum Państwowe Miasta Poznania i Województwa Poznańskiego. W roku 1976 powrócono do nazwy: Wojewódzkie Archiwum Państwowe, a w roku 1983 zmieniono ją na: Archiwum Państwowe w Poznaniu, aktualną do dziś. Archiwum wchodzi w skład państwowej sieci archiwalnej, podległej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie. Do 1950 r. Archiwum działało na obszarze województwa poznańskiego a w latach 1950-53 także na obszarze nowego województwa zielonogórskiego. Do połowy lat 70. XX w. Archiwum podlegały, utworzone na początku lat 50. archiwa powiatowe w Gnieźnie, Pile, Lesznie, Koninie, Kaliszu, Szamotułach i Poznaniu. Po reorganizacji administracji państwowej w 1975 r. zasób archiwów powiatowych w Szamotułach i Poznaniu został przejęty przez Archiwum Państwowe w Poznaniu, archiwa w Kaliszu i Lesznie uzyskały status samodzielnych jednostek, natomiast archiwa w Koninie, Pile i Gnieźnie działają jako oddziały zamiejscowe Archiwum Państwowego w Poznaniu.

Dyrektorem Archiwum Państwowego w Poznaniu w latach 1919-25 był prof. Józef Paczkowski. W latach 1925-39 i 1945-53 funkcję tę pełnił prof. Kazimierz Kaczmarczyk (w czasie okupacji niemieckiej wysiedlony do Generalnego Gubernatorstwa). Do 1972 r. dyrektorem był dr Czesław Skopowski, po nim przez niecały rok funkcję tę pełnił dr Jan Szajbel, następnie również przez rok prof. Stanisław Nawrocki, a w latach 1974-99 dyrektorem Archiwum był dr Stanisław Kłys. Od lutego 1999 r. obowiązki dyrektora pełnił dr Krzysztof Stryjkowski, a w połowie 2000 r. funkcję tę objął mgr Adam Bieniaszewski. Z dniem 1 stycznia 2005 r. na stanowisko dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu został powołany mgr Henryk Krystek. W latach 1925-31 i w 1948 r. dyrektor Kazimierz Kaczmarczyk wydał drukiem w trzech tomach dalszy ciąg najstarszych akt miejskich poznańskich z lat 1434-1506 pt. „Akta radzieckie poznańskie”, będący kontynuacją wydawnictwa A. Warschauera. W latach 1920-23 w Archiwum Państwowym w Poznaniu pracował dr Andrzej Wojtkowski, powstaniec wielkopolski, pracownik Wydziału Archiwów Państwowych w Warszawie, w latach 1926-39 dyrektor Biblioteki Raczyńskich w Poznaniu. W latach 1921-26 w Archiwum Państwowym w Poznaniu pracował prof. Leon Białkowski, który prowadząc badania nad historią rodów szlacheckich i heraldyką polską sporządził rotulusy do ksiąg, podając w nich strony, na których znajdowały się daty poszczególnych wpisów. W roku 1923 był ekspertem w pracach Komisji Specjalnej Delegacji Polskiej w Moskwie. Z kolei kustosz Adam Kaletka pracujący w Archiwum poznańskim w latach 1920-39 i 1945-55 przede wszystkim porządkował i inwentaryzował tzw. rozsypy ksiąg grodzkich i ziemskich oraz akta hipoteczne majątków ziemskich i włościańskich a także realności miejskich z XVIII i XIX w. Przeprowadził scontrum akt Kamery Poznańskiej (Kriegs- und Domänenkammer) z lat 1793-1806 i Namiestnika Wielkiego Księstwa Poznańskiego z lat 1815-33. Zajmował się także genezą miast polskich i ich nazw, poszukiwał materiałów do heraldyki miast wielkopolskich i pomorskich. W czasie II wojny światowej Adam Kaletka po powrocie z ewakuacji został aresztowany przez Gestapo, jednak po miesiącu zwolniono go i zatrudniono w Reichsarchiv jako znawcę języka łacińskiego. Zajmował się głównie inwentaryzacją dokumentów pergaminowych. Księgi grodzkie z XV w. porządkował także Feliks Pohorecki ze Lwowa, pracujący w Archiwum w latach 1921-37. Sporządzał także repertoria do akt landratury i komisariatów obwodowych powiatu wschowskiego z lat 1816-1918 oraz hipotecznych miasta Poznania i jego przedmieść z XVIII w. W latach 1921-38 w Archiwum Państwowym w Poznaniu pracował też dr Marian Julian Kniat. Opracowywał pruskie akta sądowe z lat 1793-1918. W 1928 r. uczestniczył w urządzeniu sali poświęconej archiwom na Powszechnej Wystawie Krajowej. Marian Kniat zmarł w 1944 r. w obozie koncentracyjnym Flossenberg. Przez pół roku na przełomie lat 1930/31 pracował w Poznaniu znany działacz robotniczy dr Adam Feliks Próchnik. Zinwentaryzował akta Rady Robotniczo-Żołnierskiej w Poznaniu z lat 1918-19 i inne akta z tego okresu. Kolejnym zasłużonym w dziejach Archiwum Państwowego w Poznaniu pracownikiem był dr Janusz Staszewski, pracujący tu w latach 1928-39. Opracowywał akta Guberni Kaliskiej, prowadził badania nad dziejami wojskowości w okresie napoleońskim, wygłaszał pogadanki radiowe o wydarzeniach historycznych, jeździł z odczytami po Wielkopolsce oraz na Pomorze i na Śląsk. Janusz Staszewski zginął jako żołnierz kampanii wrześniowej. W latach 1934-36 dr Antoni Walawender m.in. opracowywał w archiwum poznańskim akta miast Śremu i Wolsztyna z lat 1539-1832 oraz dokumenty i księgi miasta Kościana i Poznania. Pracujący w Archiwum w latach 1936-39 Leon Siuchniński zbierał z kolei materiały do wydawnictwa „Prawa i przywileje miasta Poznania” przygotowywanego przez dyrektora Kaczmarczyka. Leon Siuchniński, który wrócił do Poznania po udziale w kampanii wrześniowej 1939 r. został zatrudniony w Reichsarchiv do inwentaryzacji akt z czasów pruskich. Jednak w 1943 r. urząd pracy skierował go do fabryki samolotów Focke-Wulf w Poznaniu, gdzie pracował do końca wojny. W 1945 r. L. Siuchniński wrócił do Archiwum i pracował tu do roku 1962. Był kierownikiem pracowni naukowej oraz opiekunem biblioteki archiwalnej, cenionym za świetną znajomość łaciny i języka niemieckiego oraz paleografii i neografii. W 1938 r. w ramach Komisji Zdawczo-Odbiorczej dla spraw wymiany akt z Niemcami w archiwum poznańskim podjął pracę Stefan Paternowski. W Archiwum Rzeszy inwentaryzował akta urzędów pruskich, a oprócz tego tłumaczył na język niemiecki tytuły polskich akt sprzed II wojny światowej. W 1938 r. został zatrudniony także Franciszek Paprocki jako pracownik kontraktowy. Już od 1935 r. odbywał w Archiwum praktykę jako stypendysta Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. W Reichsarchiv F. Paprocki pracował w gronie personelu pomocniczego. W grudniu 1939 r. został jednak wysiedlony do Generalnego Gubernatorstwa, tam krótko pracował w Archiwum Państwowym w Kielcach. Następnie był wykładowcą w podziemnej filii Uniwersytetu Ziem Zachodnich, a w 1944 r. został z łapanki wywieziony do Westfalii, gdzie pracował jako robotnik kolejowy. Jesienią 1945 r. wrócił do Poznania, gdzie zajął się zabezpieczaniem i rekonstruowaniem zasobu archiwalnego. W 1955 r. przeniósł się na Uniwersytet w Toruniu, a w 1961 r. podjął pracę na Uniwersytecie Poznańskim, gdzie później został kierownikiem zakładu archiwistyki. W szeregach personelu pomocniczego w Reichsarchiv w latach 1939-45 pracował także ks. dr Józef Nowacki, były dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu. W Reichsarchiv pracował jako osoba świecka, aby uniknąć wywiezienia do obozu koncentracyjnego. W 1947 r. pracę w Archiwum poznańskim podjął doc. Tadeusz Józef Mencel. Porządkował akta XIX w. W 1953 r. organizował Archiwum Państwowe w Zielonej Górze i przez dwa lata był jego dyrektorem. Potem na krótko wrócił do Poznania, ale w 1955 r. przeniósł się do Lublina na stanowisko dyrektora tamtejszego Archiwum Państwowego. W 1948 r. pracę w Archiwum Państwowym w Poznaniu podjęła doc. Janina Bielecka. Zajmowała się głównie opracowaniem ksiąg ziemskich i grodzkich, a także akt wielkiej własności ziemskiej. W latach 1951-99 w Archiwum pracowała doc. Irena Radtke. Inwentaryzowała luźne akta miejskie poznańskie z okresu przedrozbiorowego oraz akta XIX w.; m.in. uporządkowała i zinwentaryzowała skomplikowany zespół akt Rejencji Pilskiej, obejmujący materiały od końca XVIII w. do 1945 r. Od początku lat 50. do roku 1990 pracownikiem poznańskiego archiwum była dr Kazimiera Chojnacka. Inwentaryzowała głównie dokumenty oraz przedrozbiorowe akta miast i cechów wielkopolskich. Przez kilka lat kierowała pracownią konserwatorską. Także od początku lat 50. przez niemal 20 lat pracowała w Archiwum dr Krystyna Górska-Gołaska. Opracowywała księgi ziemskie i grodzkie oraz akta wielkiej własności ziemskiej, wśród nich cenny zespół akt rodziny Radolińskich z Jarocina. Zinwentaryzowała także tzw. Kartotekę procesów o czary oraz wiele materiałów kartograficznych. W tym samym czasie przez około 30 lat w archiwum poznańskim zatrudniona była mgr Danuta Kubiak. Opracowała akta landratur z okresu okupacji hitlerowskiej, ogromny zespół akt Konsystorza Ewangelickiego w Poznaniu oraz wiele zespołów akt wyznaniowych. Z chwilą przejęcia zasobu miejskiego do Archiwum Państwowego, do pracy w Archiwum przeszedł kustosz Marian Mika. Porządkował i inwentaryzował głównie akta miasta Poznania od średniowiecza do współczesności. Jego poszukiwania dostarczyły materiału źródłowego bardzo pomocnego przy odbudowie Starego Miasta ze zniszczeń wojennych. Ponad 20 lat pracował w Archiwum doc. Jan Majewski, który korzystając ze swej wiedzy ekonomicznej, opracowywał głównie akta gospodarcze. Przez 46 lat do roku 2000 w Archiwum zatrudniony był prof. Stanisław Nawrocki. Opracowywał głównie akta wielkiej własności ziemskiej oraz akta hitlerowskich władz okupacyjnych. W latach 1953-58 na stanowisku kierownika pracowni mikrofilmowej pracował dr Jerzy Wisłocki, który pracownię tę organizował i rozwijał. W latach 1955-59 pracownikiem Archiwum był także dr Jan Szajbel. Opracowywał akta urzędów administracji ogólnej szczebla powiatowego z XIX w. do 1939 r. Od 1960-72 r. pracował w archiwum poznańskiego oddziału Polskiej Akademii Nauk, gdzie został kierownikiem. Przez ponad 30 lat w Archiwum pracowała także mgr Czesława Hruszka, która porządkowała Miscellanea oraz opracowywała akta stanu cywilnego i szkolne.

Archiwum Państwowe w Poznaniu, Archiwum Państwowe w Poznaniu, sygn. 6, 8, 12, 41, 65-70;
Archiwum Państwowe w Poznaniu, Klasztor cystersów w Bledzewie, sygn. 236;
Archiwum Państwowe w Poznaniu, Spuścizna J. Paczkowskiego, sygn. 34, s. 1;
Archiwum Państwowe w Poznaniu, Spuścizna J. Paczkowskiego, sygn. 29;
Archiwum Państwowe w Poznaniu w latach 1919-1926, „Archeion”, t. IV, Warszawa 1928;
Bielecka J., [Archiwum Państwowe w Poznaniu], „Roczniki Dziejów Społecznych i Gospodarczych”, t. XIII, Poznań 1951;
Bielecka J., Inwentarze ksiąg archiwów grodzkich i ziemskich Wielkopolski XIV-XVIII wieku, Poznań 1965;
J. Bielecka, Organizacja i działalność sądów ziemskich w Prusach Królewskich od wieku XV do XVIII włącznie, „Archeion”, t. LXIII, 1975;
J. Bielecka, Organizacja i działalność sądów grodzkich w Prusach Królewskich w XV-XVIII wieku, „Archeion”, t. LXV, 1977;
[Callier E.], Archiwum grodzkie w Poznaniu, Poznań 1888, (nadbitka z „Warty”);
Czubiński A, Poznań w latach 1918-1939, Poznań 2004;
Dembski K., Wielkopolska w początkach II Rzeczypospolitej. Zagadnienia prawno-ustrojowe, Poznań 1972;
Dworecki Z, Mniejszość niemiecka w Poznaniu w latach II Rzeczypospolitej, „Kronika miasta Poznania”, t. 1-2, 1992;
Grabski T., Polonizacja Muzeum Wielkopolskiego w Poznaniu, „Kronika miasta Poznania”, t. 4, 1998;
Grabski T., Franz Schwartz – organizator i pierwszy dyrektor Muzeum Prowincjonalnego w Poznaniu w latach 1894-1901, „Poznański Rocznik Archiwalno-Historyczny”, r. X/XI, Poznań 2004;
Jazdon A., Wojenna historia Biblioteki Uniwersyteckiej, „Kronika miasta Poznania”, t. 3, 2009;
Kaczmarczyk K., Literatura archiwalna odrodzonej Polski, „Archeion”, t. III, Warszawa 1928;
Kaczmarczyk K., Archiwum Państwowe w Poznaniu w czasie okupacji niemieckiej, „Archeion”, t. XVII, Warszawa 1948;
Kaczmarczyk K., Straty archiwalne na terenie Poznania, „Archeion”, t. XXVII, Warszawa 1957;
Kaczmarczyk K., Polihistor. Wspomnienie o Adolfie Warschauerze, „Kronika miasta Poznania”, t. 1, 2009;
Karolczak W., „Wychodek tyłkiem”, czyli repolonizacja wyglądu miasta w pierwszych latach niepodległej Rzeczypospolitej, „Kronika miasta Poznania”, t. 4, 1998;
Kozłowski J., Administracja Wielkopolski pod pruskim zaborem 1793-1918, Poznań 2000;
Kronika (Archiwum Państwowe w Poznaniu w latach 1919-1926), pod red. W. Łopacińskiego, „Archeion”, t. IV, Warszawa 1928;
Labuda G., Uniwersytet Poznański w latach 1919-1969, „Kronika miasta Poznania”, t. 2, 1969;
Linette E., Zamek w Poznaniu. 700 lat dziejów, Warszawa-Poznań 1981;
Łopaciński W., Rybarski A., Gmachy archiwów państwowych Rzeczypospolitej Polskiej, „Archeion”, t. V, Warszawa 1929;
Mamczak-Gadkowska I., Józef Paczkowski i jego wkład w budowę polskiej służby archiwalnej, Warszawa 1990;
Mamczak-Gadkowska I., Archiwa państwowe w II Rzeczypospolitej, Poznań 2006;
Matusik P., Początki poczty polskiej w Poznaniu 1918-1920, „Kronika miasta Poznania”, t. 4, 1998;
Mika M. J., Dzieje archiwum miejskiego w Poznaniu, Warszawa 1975;
Nawrocki S., Działalność naukowa Archiwum Państwowego w Poznaniu w latach 1869-1999, „Poznański Rocznik Archiwalno-Historyczny”, t. VI/VII, Poznań 2000;
Paprocki F., Wielkie Księstwo Poznańskie w okresie rządów Flottwella 1830-1841, Poznań 1994;
Polak B., Konspiracja polska w Poznaniu (1912-1918), „Kronika miasta Poznania”, t. 3-4, 1984;
Radtke I., Dzieje Archiwum Państwowego w Poznaniu (1869-1999), „Poznański Rocznik Archiwalno-Historyczny”, t. VI/VII, Poznań 2000;
Sprawozdanie z działalności archiwów państwowych. Rok 1927, pod red. W. Łopacińskiego, „Archeion”, t. V, Warszawa 1929;
Trzeciakowski L., Polacy i Niemcy w życiu codziennym w Poznaniu w XIX wieku, „Kronika miasta Poznania”, t. 1-2, 1992;
Wiśniewski J., Zbiory archiwalne polskich bibliotek fundacyjnych w XIX w., „Poznański Rocznik Archiwalno-Historyczny”, r. X/XI, Poznań 2004;
Zamek książąt, królów, starostów, „Kronika miasta Poznania”, t. 4, Poznań 2004.