W akcji biorą udział 33 archiwa państwowe, ich 39 oddziałów w całej Polsce oraz Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Zebrane i powstałe w czasie pandemii materiały, można przekazywać drogą elektroniczną lub tradycyjną.
Forma przekazywanych materiałów jest niezależna od typu dokumentów np. rękopisy, maszynopisy, albumy, zdjęcia, ulotki, wycinki prasowe, gazetki okolicznościowe, afisze, plakaty, mapy, dokumentację techniczną, po nagrania audio i wideo, blogi, vlogi, memy.
Przekazując materiał musisz być jego właścicielem, czyli może być on wytworzony tylko i wyłącznie przez Ciebie, albo powinieneś posiadać zgodę prawnego właściciela na dysponowanie nim.
Każdy materiał powinien być opisany, aby jak najlepiej posłużył jego przyszłym badaczom i użytkownikom. W opisie należy zawrzeć następujące dane: imię i nazwisko właściciela materiału, tytuł (nazwa) dokumentu, temat zdjęcia, miejsce i czas wykonania/sporządzenia dokumentu/zdjęcia/nagrania, adres przekazującego do dalszej korespondencji.
Wrzuć do skrzynki
Od dziś w każdym z 33 archiwów państwowych i ich 39 oddziałów czekają na darczyńców specjalne pojemniki oznaczone hasłem „Archiwum Pandemii A.D. 2020”. W pojemniku należy umieścić zbiory, które chcesz przekazać. W trakcie wizyty zostaniesz poproszony przez pracownika archiwum państwowego o podpisanie umowy darowizny. W umowie potwierdzasz przekazanie materiałów oraz swoje prawo do dysponowania nimi.
Jeśli chciałbyś zachować dla siebie kopie przekazywanej dokumentacji, poinformuj o tym pracownika archiwum. Archiwum przygotuje dla Ciebie kopie przejmowanych materiałów w formie cyfrowej (w wyjątkowych przypadkach może być wykonana także kopia tradycyjna w późniejszym, uzgodnionym z Tobą terminie).
Skrzynka Archiwum Pandemii będzie otwierana po 4-5 dobach kwarantanny przekazanej dokumentacji. Wtedy też będzie możliwe sporządzenie dla Ciebie kopii i przesłanie ich na Twój adres pocztą elektroniczną. Po otwarciu skrzynki Archiwum Pandemii i zweryfikowaniu jej zawartości, otrzymasz od nas również egzemplarz umowy podpisanej przez dyrektora właściwego archiwum państwowego oraz z list od Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z podziękowaniem za włączenie się do akcji.
Prześlij mailem
Zgłoszenie chęci udziału w akcji możesz przesłać na adres: archiwumpandemii@poznan.ap.gov.pl, gdzie odpowiemy na Twoje pytania i udzielimy Ci dalszych informacji oraz wskażemy, do którego archiwum najlepiej przekazać materiał.
Przekazanie materiałów drogą elektroniczną na podany adres jest tożsame z oświadczeniem darczyńcy o prawie własności i dysponowania tym materiałem przez przekazującego oraz jego oświadczeniem o zgodzie na przeniesienie na Archiwum Państwowe tych praw.