Poszukując swoich zarobków…
instrukcja autorstwa mgra Michała Piechowicza
_Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej_
Akta pracownicze są dokumentacją niearchiwalną (tzw. kategoria B), co oznacza, że muszą być przechowywane przez pewien ustalony odpowiednimi przepisami okres, po upływie którego mogą zostać wybrakowane (tj. zniszczone).
Akta osobowe pracownika przechowywane są przez 50 lat od ustania stosunku pracy.
Dla dokumentacji płacowej obowiązywał do 1991 roku dwunastoletni okres przechowania od chwili wytworzenia (rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – Dz. U. Nr 41 poz. 216).
Akta płacowe sprzed 1980 roku zazwyczaj więc nie zachowały się, gdyż zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami mogły zostać zniszczone.
_Wydawanie przez Archiwum dokumentów potwierdzających zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia_
Archiwum nie ma prawa do wystawiania na podstawie przechowywanej dokumentacji pracowniczej zlikwidowanego przedsiębiorstwa świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp7 oraz świadectw pracy w warunkach szkodliwych. Zgodnie z przepisami zaświadczenia takie wydawać mogą tylko pracodawcy.
Archiwum może wydawać uwierzytelnione kserokopie lub odpisy ww. zaświadczeń, o ile zostały one wcześniej wystawione przez pracodawcę.
Dowodami potwierdzającymi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia mogą być zaświadczenia o zatrudnieniu, uwierzytelnione kserokopie dokumentacji osobowo-płacowej, np. umów o pracę, kart wynagrodzeń, list płac, kart zasiłkowych.
W przypadku braku akt płacowych wysokość pobieranego wynagrodzenia można próbować udokumentować na podstawie kserokopii dokumentów z akt osobowych ( np. angaży, przeszeregowań).
_Cennik wydawanych przez Archiwum zaświadczeń, odpisów i kserokopii_
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (dz. U. z 2005 r., nr 28, poz. 240) za wykonanie kopii względnie odpisów dokumentów do celów emerytalno-rentowych pobierane są następujące opłaty:
- Za sporządzenie kopii świadectwa pracy – 17 zł,
- Za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – 4 zł,
- Za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł,
- Za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł,
- Za sporządzenie innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę – 8 zł,
- Za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie listy płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 4 zł.
Wnioski o wydanie kopii lub odpisów dokumentacji pracowniczej zawierać powinny dane osobowe wnioskodawcy (datę urodzenia, imię ojca), dokładną nazwę i adres zakładu pracy, którego wniosek dotyczy oraz okres zatrudnienia, jak również rodzaj wnioskowanego odpisu.
Składać je można bezpośrednio w biurze podawczym Archiwum lub korespondencyjnie.
_Lista przedsiębiorstw, których dokumentacja jest przechowywana w Archiwum Państwowym w Poznaniu i Oddziałach_
Poznań (format .pdf)
Oddziały (format .pdf)
_Wskazówki dla poszukujących dokumentacji pracowniczej_
W celu uzyskania zaświadczenia o zatrudnieniu lub wynagrodzeniu z istniejącego zakładu pracy należy zwrócić się bezpośrednio do byłego pracodawcy.
Jeśli przedsiębiorstwo państwowe zostało sprywatyzowane lub przekształcone w jednostkę organizacyjną o innej formie prawnej (np. spółkę), wniosek o wydanie stosownego zaświadczenia należy kierować do nowo-powstałej jednostki, będącej następcą prawnym firmy państwowej i z reguły posiadającej również jej dokumentację.
W przypadku likwidacji lub upadłości państwowego zakładu pracy jego akta przekazywane są zazwyczaj organowi założycielskiemu lub nadrzędnemu wobec byłego pracodawcy, np. wojewodzie lub właściwemu rzeczowo ministrowi.
Dokumentacji zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych z terenu Wielkopolski należy więc szukać przede wszystkim w:
Archiwum Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego
Biuro Organizacyjno-Administracyjne
al. Niepodległości 16/18
61-713 Poznań
Akta pracownicze zlikwidowanej jednostki organizacyjnej mogły zostać również przekazane do archiwum państwowego lub prywatnej firmy archiwistycznej.
Dokumentacji zlikwidowanej spółdzielni należy szukać w pierwszej kolejności w związku rewizyjnym, w którym zrzeszona była spółdzielnia lub w Krajowej Radzie Spółdzielczej, choć może ona być też przechowywana przez inną spółdzielnię lub organizację spółdzielczą, jak również archiwum państwowe lub prywatne.
O potwierdzenie zatrudnienia w firmie prywatnej należy zwrócić się do byłego pracodawcy, ew. jeśli firma zatrudniała poniżej 20 osób, w celu potwierdzenia odprowadzania składek można zwrócić się do właściwego oddziału ZUS.
Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy można uzyskać za pośrednictwem Wydziału Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy. W rejestrach pracodawców umieszczane są podstawowe informacje dot. aktualnego statusu prawnego firmy, jej adresu, jak również dane dot. osoby likwidatora lub syndyka masy upadłości, na których spoczywa obowiązek właściwego zabezpieczenia dokumentacji zlikwidowanej bądź postawionej w stan upadłości jednostki organizacyjnej.
Adres wydziałów KRS w Poznaniu:
Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu
VIII i IX Wydział Gospodarczy KRS
ul. Grochowe Łąki 6, 61-752 Poznań
tel. (61) 64 73 740, (61) 64 73 747
Dane te znaleźć można również na stronach internetowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych TUTAJ
oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych TUTAJ
aktualizacja treści: 9 czerwca 2016 r.