Archiwa państwowe przechowują materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej i badawczej (kategoria A), w przeciwieństwie do akt, których wartość badawcza jest znikoma lub żadna, a użyteczność praktyczna przemijająca (kategoria B). Akta zakwalifikowane do kategorii B, po upływie terminu ich przechowywania, są przekazywane na przemiał (brakowanie).
Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.
Ogólna statystyka zasobu*
| rodzaj materiałów archiwalnych | jednostki aktowe ogółem | metry bieżące | |||
| dokumentacja aktowa | 1180002 | 14725,35 | |||
| dokumenty pergaminowe i papierowe | 4612 | 54,36 | |||
| dokumentacja techniczna | 13616 | 122,72 | |||
| dokumentacja geodezyjno-kartograficzna | 21736 | 1,75 | |||
| dokumentacja fotograficzna | 15212 | 3,02 | |||
| dokumenty filmowe | 6 | 0,00 | |||
| dokumenty dźwiękowe | 563 | 0,00 | |||
| materiały ulotne | 9245 | 2,87 | |||
| materiały sfragistyczne | 812 | 0,51 | |||
| inne | 364 | 9,29 | |||
| RAZEM | 1246168 | 14 919,87 | |||
Archiwa Państwowe to instytucje otwarte na nowoczesne technologie. Jednym z naszych podstawowych obowiązków jest udostępnianie materiałów archiwalnych, w tym cyfrowych kopii przechowywanych dokumentów. Już teraz z dowolnego miejsca na świecie można przy pomocy Internetu przeglądać zdigitalizowane zbiory archiwalne. Podstawową platformą do udostępniania zdigitalizowanych zbiorów jest portal Szukaj w Archiwach. W zakładce Zasób on-line/Szukaj w Archiwach prezentujemy listę dostępnych materiałów, która jest systematycznie aktualizowana.
Udostępnianie kopii cyfrowych materiałów archiwalnych on-line w serwisie Szukaj w Archiwach**
| liczba skanów i fotografii cyfrowych | liczba j.a. | ||
| 8 068 344 | 80 441 | ||
* dane na koniec 2022 r.
**dane na koniec 2024 r.
aktualizacja treści: 2025 r.